就職活動中は、選考が進むにつれて面接日程の調整や合否の連絡など、企業からたくさんの電話がかかってきますよね。
しっかり見ているつもりでも、ふと席を外したときに電話がかかってきていた！なんてこともあるかと思います。
そんなとき、いざ電話を折り返そうとしても、何といってよいのかわからず困ってしまう方も多いはず。
今回の記事では、出られなかった企業からの電話に対して、折り返し電話をかける際の手順やマナーを紹介していきます。
折り返し電話のかけ方は、就活中だけでなく社会人になっても必要とされるスキルの1つ。
「自分からかけたとき、なんて切り出したらいいんだろう」
「どうやって採用担当の人につなげてもらうのかな」
そんな不安がある方は、ぜひ最後までこの記事を読んでみてください。
電話を折り返す前にすべき3つのこと
折り返し電話はすぐにかけるのではなく、しっかり準備をしてから電話するようにしましょう。
ここでは、実際に電話をかける前にしておかなければならない、大切なことを3つ紹介します。
留守番電話がないか確認しよう
企業から留守電が入っている場合は、まずはその内容を聞きましょう。
企業名や担当者の名前を確認する必要があるのです。
また、留守電のなかには「詳細はメールでお送りします」など、対応について伝えられている場合があります。その場合は、内容に沿った対応をしてから折り返すようにしてください。
留守電を聞かずに折り返してしまうと、二度手間になってしまいます。また、「折り返しの電話は不要です」と言ってくれている場合もあるので、注意が必要です。
「折り返しの際は、人事部の〇〇までとお伝えください」などの指定があることもあります。
留守電の内容はしっかりメモしておくのがポイントです。
時間・場所の確認
折り返し電話をかける際は、時間帯や周囲の環境についても考慮しなくてはなりません。
ここでは、具体的にどういった環境が好ましいか紹介していきます。
早朝・深夜・休日は避けよう
不在着信に気付いたからといって、いつでもすぐに折り返せばよいというものではありません。
もしも電話に気付いたのが早朝や夜、昼休みや休日であれば、その場で折り返し電話をかけるよりも、日や時間帯を改めたほうが好ましいです。
基本的には、その企業の業務時間内にかけることを意識してください。
- 午前10時以前
- 昼の12時から13時の間
- 午後6時以降
上記の時間帯の折り返し電話は避けたほうが無難でしょう。
ただし、留守番電話に「午後8時までは勤務しておりますので」などのメッセージがあった場合は、上記の時間外でも気にせず折り返して構いません。
静かで電波状況のよい場所を選ぼう
折り返し電話を急ぐあまり、駅のホームやショッピングセンターといった騒がしい場所で電話をかけてしまう学生は少なくありません。
ですが、そういった場所ではアナウンスや店内のBGMなどが原因で、お互いの話が聞こえなくなってしまう可能性があります。
人の声や車の音が入ってしまうような、屋外での電話も避けたほうがよいでしょう。
電話を受け取る相手のためにも、急いで電話を折り返すのではなく、一度静かな場所に移動してから折り返すのがベストです。
また、電波状況が良くない場所で折り返し電話をかけることもよくありません。
途切れ途切れになってしまった場合、また電話が切れてしまった場合には、もう一度電話をつなぎ直すことになってしまいます。
忙しい相手に手間を取らせないためにも、通信環境への配慮は必要不可欠であることを覚えておきましょう。
ペンと手帳を準備しよう
折り返し電話をかける際、何もない状態で会話が始まってしまうと、スケジュールの確認に時間がかかったり、筆記用具の準備に手間取ったり、何かと困りごとが出てくるもの。
電話がつながってから困らないためにも、必要なものは手元にそろえておきましょう。
筆記用具・スケジュール帳
電話の内容をメモする際に、筆記用具とスケジュール帳は必須です。
面接の日程や準備物など、重要なことがあとで確認できるようにしっかりとメモをとってくださいね。
また、電話の内容によっては自分のスケジュールを確認する場合も出てきます。
あとで他の予定とブッキングしてしまわないよう、自分のスケジュールが正確に把握できるものを準備しておいてください。
今の時代、スマートフォンでスケジュールを管理している就活生も少なくないと思いますが、電話をしながらカレンダーアプリを見るのは難しいですよね。
そんな方は、あらかじめ直近の予定を紙のメモ帳などに写しておくと便利です。
何日の何時なら空いているなど、自分の都合のよい時間帯を事前にリストアップしておくのも効果的ですよ。
企業名・担当者名のメモ
留守電があれば、相手の企業名や担当者名をしっかりメモしましょう。
わかっていると思っていても、とっさに名前が出てこない、なんていうトラブルは珍しくありません。
あやふやなままでは、相手の企業名や担当者名を間違えてしまうリスクもあります。
そうならないためにも、誰に電話をかけるのか確認のためにメモを作っておきましょう。
もしも留守電が入っておらず、どこの企業からの電話かわからない場合は、インターネットで電話番号を検索すれば、大抵企業名が出てきます。
折り返し電話の流れ
ここからは、いよいよ電話の流れを説明していきます。
直接企業の方と話すことになるので、緊張する人も多いかもしれません。
そんな方は、ぜひこの記事を読んで臨んでみてください。
①担当者につないでもらう
電話をかけたら、折り返しの電話であることを簡潔に伝えて、採用担当者にスムーズに取り次いでもらいましょう。
まずは自分の名前を名乗ろう
よく「先ほどお電話いただいたのですが...」といきなり用件から話しだす就活生がいますが、これはよくありません
相手からすれば、どこの誰かもわからない相手からいきなり電話がかかってきて、話が始まっているのです。
まずは「誰が」電話をかけたのかを相手に知らせる必要があります。
自分の大学名とフルネームを、はきはきと伝えましょう。
その際、大学名を先に出すと学生であることがわかり、相手も対応がしやすくなります。
また突然名乗りだすのではなく、前段階としてあいさつがあると丁寧です。
〇〇大学〇〇学部〇年の△△と申します。」
折り返し電話であることをしっかり伝えよう
誰からの電話であるのかを相手に伝えたら、内容に入ります。
あなたが企業から電話をもらっていて、その折り返し電話をかけたということを伝えましょう。
担当者の名前を伝え、取り次いでもらおう
折り返しであることを伝えたら、次は電話をくれた担当者に取り次いでもらいましょう。
そのときも、取り次いでほしいという自分の要望だけを告げるのではなく、クッションとして「恐れ入りますが」などの丁寧な言葉を忘れずに付け足してください。
社内に同姓の人がいる場合があるので、「〇〇（苗字）さん」だけでなく、相手の所属や下の名前まで、できる限り詳しく述べると親切です。
もしも留守電がなかったり、相手が名前を名乗り忘れていて名前がわからない場合には、ご担当者様でもかまいません。
また、電話を受けている相手が担当者本人だった場合は、必ず「失礼しました」とひとこと付け加えるようにしましょう。
②担当者に電話の用件を尋ねる
担当者につながったら、ここからが本番です。
電話に出られなかったことをお詫びしつつ、用件を聞きましょう。
もう一度あらためてあいさつをしよう
電話を代わってもらったら、必ずもう一度あいさつをして名乗りましょう。
相手は呼ばれて電話に出た状態なので、まだあなたからのあいさつや名乗りを聞いていません。
その状態でいきなり本題に入るのは、先ほどと同様、避けたほうがよいでしょう。
名乗る際、折り返しの電話をした旨を合わせて伝えると相手にわかりやすいです。
もし初めから担当者が電話に出ていた場合も、あらためて自分の大学名や名前を名乗るとより丁寧な印象を与えます。
相手の都合を確認しよう
電話をかける時間帯やタイミングによっては、担当者が忙しい場合があります。
ついさっき電話がかかってきたのだとしても、自分からかけたときに相手の都合がよいとは限りません。
本題に入る前に、必ず相手の都合を尋ねるようにしましょう。その際、電話に出られなかったことに対する謝罪も忘れずに。
理由を聞かれた場合は「アルバイト中だった」「大学の講義があった」など、簡潔に答えるのがベストでしょう。
忘れずにメモを取ろう
相手の都合がつくことを確認したら、いよいよ本題です。電話の用件が何だったのか、丁寧に聞いてみましょう。
そのとき忘れてはならないのが、内容をしっかりメモしておくことです。
電話の内容をあとから確認することはできません。
自分では覚えていられると思っていても、あとから確認できずに日時や場所を勘違いしてしまう可能性があります。
大切なことは必ず復唱するとともに、必ずメモを取りあとから確認できるようにしておきましょう。
聞き取れないことは丁寧に聞き返そう
また、電波の問題などで相手の言葉がよく聞き取れない場合があります。
「聞き返すのは失礼かも」などとためらってしまうかもしれませんが、日付や時間を間違ってしまうと取り返しがつかなくなります。
聞き取れなかった場合は決してうやむやにせず、しっかりと聞き返しましょう。
もちろん、聞き方も丁寧な言葉遣いを心がけなければなりません。
③お礼を言ってから電話が切れるのを待つ
用件を聞き終わったからといって、電話は終わりではありません。
気を抜かず、最後まできちんと丁寧な対応を心がけましょう。
切るときのあいさつはきちんとしよう
相手は折り返しとはいえ、あなたのために時間をとってくれています。
切る際には、必ず一言お礼の言葉を入れましょう。
最後まで丁寧な姿勢を崩さないことは、相手に好印象を与えます。
もし、お礼をいって相手から何もなければ「では、失礼いたします」などの言葉で締めるとよいでしょう。
相手が切るのを待とう
よく、自分のお礼だけをいってすぐに電話を切ってしまう学生がいますが、それはあまりおすすめできません。
相手が追加の連絡や、お礼を言おうとした瞬間に電話を切ってしまっている可能性があるためです。
また、基本的に電話は「目上の人が先に切るもの」という考え方もありますので、相手が切るのを待ってから電話を切るほうが無難でしょう。
まとめ：電話の折り返しは簡単！事前に練習しておこう！
折り返し電話のかけ方について、いかがだったでしょうか。
今回ご紹介したポイントは、電話をかける前とかけたあとでそれぞれ3つありました。
- 留守番電話がないか確認する
- 時間、場所の確認をする
- スケジュール帳などの必要なものを用意する
- 担当者につないでもらう
- 担当者に電話の用件をたずねる
- 電話を切るときも気を付ける
です。いざ電話をかけるとなると上手にできないこともあるので、事前に準備や練習をしておくことがマストです。
企業の方に電話をかけるのは緊張するかもしれませんが、常に落ち着いて、丁寧な言葉遣いを心がけていれば大丈夫です。
電話のかけ方、話し方1つで、相手に「ちゃんとしている学生さんだな」「優秀そうな学生さんだな」と思ってもらうこともできるのです。
ぜひ、折り返し電話のかけ方をマスターして、就活を乗り越えましょう！
