就職活動のなかでは、説明会やインターンシップ、面接からOB・OG訪問まで、社会人と接する機会がたくさんあります。
そういった就活イベントのあと、お礼を伝えるために、メールを送ろうか迷う方も多いのではないでしょうか。
いざメールを送ろうと思っても、
「どうやって書けばいいだろう......」
「失礼なメールを送って選考に響いたら嫌だなあ」
と悩みますよね。
この記事では、そんなあなたのためにお礼メールの書き方をご紹介します。
相手が社会人となると一見難しそうに見えますが、実は、書き方を一度学んでさえしまえば、誰でも簡単にお礼メールを送ることができちゃいます。
さらにさらに、今回ご紹介するノウハウのなかには、社会人になってからも活きる知識がたくさん詰まっています。
入社してから、「1年目なのにビジネスメールの送り方がわかるなんて、すごいね！」と先輩から一目置かれたらうれしいですよね。
就活ではどうしてお礼メールを送ったほうがいいの？
あなたは説明会や面接の直後、お礼メールを送ったことがありますか？
「送ったほうがいいのかなと思いつつ、結局いつも送ってないな......」という方も少なくないのかなと思います。
まずは、お礼メールを送るべき理由を解説していきます。
人事にお礼を伝えるため
一つ目の理由は、人事にお礼を伝えるためです。
採用担当者は、説明会や面接のために多くの時間と労力を割いて準備をしています。
そのお礼を伝えれば、人事も「頑張ってよかったな」と喜んでくれますよね。
また、お礼メールを送ることで「社会人になってからもマナーを守りそうだな」と律儀な印象を与えることができます。
仮に評価に影響がなくても、忙しい中時間を確保してくれたことに対するお礼を伝えましょう。
志望度の高さをアピールするため
二つ目の理由は、志望度の高さを企業に伝えるためです。
説明会や面接の直後にメールを送ることで、採用担当者に自分のことを覚えてもらったり、面接で伝えきれなかった熱意を伝えることができます。
実際に、「最終選考で接戦だったけれど、お礼メールが有利に働いた」「面接でいつもメールありがとうと言われた」という声も。
メールをうまく活用し、「貴社に入りたい」という本気度をアピールしましょう。
人事の印象に残るお礼メールの3つのポイント
さっきまでメールを送ろうか迷っていたあなたも、お礼メールを送ろうという気力が湧いてきたのではないでしょうか。
つづいて、実際にお礼メールを書く前に押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
お礼メールはなるべく早く送ろう！
お礼メールは、できるかぎり早く送りましょう。遅くとも翌日までには送るのがベストです。
面接官は毎日多くの学生と接しているので、時間が経てば経つほどあなたのことを忘れてしまいます。
自分のことを覚えてもらうためにも、帰りの電車や帰宅後すぐに書くのがおすすめです。
文面は簡潔にわかりやすく！
お礼メールの文章はシンプルに書きましょう。
「熱意を伝えるためにも、長く書いたほうがいいのでは......」と思われるかもしれませんが、長すぎるメールはかえって相手に負担をかけてしまいます。
ビジネスメールでは、シンプルにわかりやすく書くのが鉄則。
伝えたい内容をコンパクトにまとめて送るようにしましょう。
学んだことや印象に残ったことを書こう！
お礼メールでは、実際に説明会や面接などを受けて、あなたが学んだこと・印象に残ったことを書きましょう。
感想がないと、人事に「テンプレートを真似しただけだな」と思われてしまいます。
相手にお礼の気持ちや志望度の熱意を伝えるためにも、あなたの感想を交えて、もらってうれしいメールを届けましょう。
お礼メールの書き方を徹底解説！
お礼メールのポイントが掴めたところで、いよいよ実践です。
ここからは、お礼メールの書き方を順番に説明していきます。
件名のポイント
「件名なんて何でもいいんじゃない？」と思っていた方は要注意。
人事のメールボックスには1日に何件もメールが来るので、件名で内容がわからないと開いてもらえないかもしれません。
相手の気持ちになって、件名まで気を使いましょうね。
一目でわかるようにしよう
件名はとにかく簡潔に書きましょう。
件名がわかりにくいと、せっかく送ったのに開封してもらえないこともあります。
件名がわかりやすければ、メールの内容をすぐにチェックする必要がないので、相手の負担も減りますよね。
たかが件名と思わずに、一目でメールの内容がわかる件名になっているか、チェックしましょう。
大学名と氏名も忘れずに
件名には大学名と氏名も書いておきましょう。
特に、企業に初めてメールを送る場合は必須です。
差出人がわからないと、迷惑メールフォルダに入れられてしまったり、消去されてしまうこともあります。
メールの内容を書いた後に、自分の大学名と名前も付け足しておきましょう。
本文のポイント
件名が書けたところで、いよいよ本文です。
本文に必要な構成要素
就活のお礼メールに必要な構成要素は、全部で6つあります。
- 宛先
- 挨拶
- お礼
- 感想
- 結び
- 署名
順番に説明していきますね。
- 宛先
宛先は①企業名②部署名（あれば役職名も）③担当者名の順で記載します。
企業名は、（株）などと略さず、正式名称で書きましょう。
- 挨拶
本文の始めは、簡単な挨拶をして自分の大学名・名前を名乗りましょう。
- お礼
お礼を伝えるときは、何のお礼かもわかるように書いておくのがベストです。
- 感想
説明会や面接のなかで印象に残ったことや感想を書きましょう。
志望度の高い企業であれば、志望意欲が高まったことを入れてもOK。
感想はテンプレートを真似するのではなく、あなたの言葉で書くことで、熱意や感謝の伝わるメールに仕上がります。
- 結び
最後は締めの文章を入れます。
- 署名
差出人がわかるよう、署名を入れるのも忘れずに。
- 大学名
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
これらの項目を記載しておきましょう。
メールで気をつけたい敬語
ビジネスメールで注意したい敬語を10個ピックアップしました。
就活中だけでなく、社会人になってからも役立つものなので、今のうちに覚えてしまいましょう。
了解しました→承知いたしました
お世話様です→お世話になります
御社→貴社
すみません→申し訳ございません
よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
参考になりました→勉強になりました
ご承知おきください→お含みおきください
〜になります→〜です
大丈夫です→問題ございません
確認してください→ご査収ください
取り急ぎ→略儀ではありますが
メールでよく間違われるのは、「取り急ぎ」という言葉です。
取り急ぎは「忙しいけど〜」という意味になるので、企業の方に使うと少し失礼な印象に見られてしまうので、避けたほうがよいでしょう。
他にも詳しく就活で使う敬語について知りたい！という方はこちらの記事をチェック！
【シーン別】就活のお礼メールのテンプレート5選
ここでは、シーン別にお礼メールのテンプレートをご紹介します。
就活のお礼メールといっても、説明会なのか面接なのかで送る内容は異なりますよね。
今回は就活でよくある5つのシーンで、どのようなお礼メールを送るべきか例文で紹介します！
もしかしたら
【シーン1】説明会終了後
企業を知るためには、まずは説明会に参加しますよね。
説明会だけだと、メールアドレスを知るタイミングがない場合もあるので、お礼メールを送らない学生も多いでしょう。
しかし、企業の方が初めて就活生と出会うのも説明会の場。
多くの参加者がいると、人事の方もどんな人が来たのか把握しきれません。
企業への熱意を伝えたいという方は、ぜひ送ってみてください！
この時のポイントは日付を忘れずに入れることです。
先ほどもお伝えしましたが、説明会は多くの学生が参加するので、人事も顔や名前を覚えきれません。
そのため、どの回に参加したかの情報があると、名簿から名前との一致もしやすくなるでしょう。
| 件名：【本日（◯月◯日）の説明会のお礼】◯◯大学〇〇学部 ◯◯◯◯（名前） |
| 株式会社△△ 人事部 人事課（部署・役職名） △△△△ 様（担当者名）お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯（氏名）と申します。本日は貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。 貴社の業務内容やビジョンについて具体的なお話を伺うことができ、大変勉強になりました。また、現場で活躍されている社員の方々から、仕事のやりがいや大変さを伺うことができたので、自分が働いている姿をイメージすることができました。本日いただいた資料を熟読し、さらに貴社への理解をさらに深めて参ります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
【シーン2】インターン終了後
インターンシップは、説明会よりも企業の方と距離が近くなり、あなたと企業とのマッチ度も感じられる機会だと思います。
また、企業によっては座談会が開かれることもあるので、その時の感想や学んだことをお礼とともに伝えるのもよいでしょう。
このとき、お話した社員さんのお名前を控えておくと、「〇〇様のお話で〜」と文面でも書けるので、ちゃんと聞いてくれていたんだなと印象づけることができるかもしれませんよ。
| 件名：【インターンシップ参加のお礼】◯◯大学〇〇学部 ◯◯◯◯（氏名） |
| 株式会社△△ 人事部 人事課（部署・役職名） △△△△ 様（担当者名）お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯（氏名）と申します。このたびは、〇月〇日～〇月〇日までの◯日間に渡るインターンシップで貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。 インターンシップに参加し、実践に近い業務を体験することで、仕事の難しさや楽しさを体感いたしました。特に〇〇様から伺った「社会人になる上での心構え」のお話が大変印象に残っております。 この◯日間を通して、貴社への入社意欲が益々高まりました。 貴重な体験をさせていただき本当に感謝しております。今後の就職活動でも、今回学んだことを活かして一生懸命取り組んでいきたいと思います。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
【シーン3】面接後
面接を重ねる中でも、面接官とのお話から現場の実情などを知ることもあると思います。
1次面接だろうと、最終面接だろうと、面接官に対する感謝は伝えるようにしましょうね。
| 件名：【〇次面接のお礼】◯◯大学〇〇学部 ◯◯◯◯（氏名） |
| 株式会社△△ 人事部 人事課（部署・役職名） △△△△ 様（担当者名）お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯（氏名）と申します。本日はお忙しい中面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 ◯◯様のお話を伺うなかで、貴社のサービスの強みや活躍するために必要なスキルを理解することができました。以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接を通して、その想いが益々強くなりました。 このたびの面接がよい結果となった場合、これからより一層努力し、自分を高めていく所存です。略儀ではありますが、面接のお礼を申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
【シーン4】内定通知後
内定をもらえた時のお礼メールは送り忘れに注意しましょう！
自分自身を選んでくれたことに対する感謝と、今後の意気込みのような言葉を添えるとよりよいでしょう。
内定が出たからといって雑に対応するのではなく、最後まで丁寧な対応を心がけましょうね。
| 件名：【採用内定のお礼】◯◯大学〇〇学部 ◯◯◯◯（氏名） |
| 株式会社△△ 人事部 人事課（部署・役職名） △△△△ 様（担当者名）お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯（氏名）と申します。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 家族共々大変喜んでおり、感謝の気持ちでいっぱいです。 一日も早く、貴社の戦力として貢献できるよう、一生懸命努力を重ねて参ります。まだまだ至らない点もあるかと存じますが、今後共ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。 まずは略儀ではありますが、御礼申し上げます。ーーーーーーーーーーーーーーーーー ◯◯大学◯◯学部◯◯学科 ◯◯ ◯◯（氏名） 電話：×××-××××-×××× Mail：×××××××@×××.×× ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
内定承諾メールについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事もチェック！
【シーン5】OB・OG訪問後
選考会以外でも、企業のOBOG訪問をする就活生が増えてきていますよね。その時もお礼メールは送るようにしましょう。
人事以外の部署の方がOBOG訪問を受け入れてくれる企業も多いので、面談の際に相手の部署名とお名前を控えておくようにしましょう。
名刺をもらえる場合もあるので、その場合は名刺からアドレスやお名前を確認してください。
当日の話からどのような学びがあったのかなど、社員さんの時間をいただいた感謝とともに伝えましょうね。
| 件名：【本日（◯月◯日）のOB訪問のお礼】◯◯大学〇〇学部 ◯◯◯◯（氏名） |
| 株式会社△△ （部署・役職名） △△△△ 様（担当者名）お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯（氏名）と申します。本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 ◯◯様とお話させていただいたことで、自分のビジョンが明確になり、貴社の一員として働きたい気持ちがより一層強くなりました。 特に、◯◯様の印象に残っているお仕事のお話は、大変勉強になりました。本日の◯◯様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めて参りたいと考えております。 今後も質問させていただくこともあるかと存じますが、その際はご指導いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーー |
まとめ：お礼メールのマナーを身につけて、周りと差をつけよう！
ここまで、お礼メールの書き方のポイントをお伝えしてきました。
あらためて学んでみると、もしかしたら「意外と気をつけなければいけないポイントが多いな」と思われたかもしれません。
最初は誰でも慣れないので、一つ一つゆっくりやっていけば大丈夫。
これまでいろいろなノウハウを解説してきましたが、大切なのは「受け取る側の立場になって考える」ということ。
忙しい社会人が、読みやすく、もらってうれしいメールになっているかを考えながら書いていきましょう。
今までメールを送ろうとして「何を書いたらいいんだろう」と頭を抱えていたあなたも、これからはいつでも簡単にメールを送れるようになります。
採用担当者に「マナーが守れる学生だな」と好印象を持ってもらえるだけでなく、社会人になってからも「できる1年目だな」と思われること間違いなし！
