10個の例文付き｜就活のメール返信マナーはこれでばっちり！

就職活動を進めていくなかで、メールで企業の方とやりとりをする機会も多いと思います。

しかし、

「メールは早めに返信した方がいいというけれど、何時間以内に返信すればいいの？」
「メールの返信って夜中に送ってはいけないって本当？」
「企業からメールの返信が来ないときは、催促しても大丈夫なの？」

このように、メールの返信で悩んでいる方も多くいるのではないでしょうか？

内定を獲得はもちろん、社会人になってからも必要となるメール返信のマナーは、ぜひ覚えておきたいものですよね。

今回の記事では、メールの基本マナーや就活のメールで役立つ例文、気をつけたいNGポイントを紹介していきます。

就活のメール返信で覚えておきたい基本マナー

まずは、企業の方にメールを送るときの基本的なマナーから確認しましょう。

24時間以内に必ず返信する

このように、メールの返信が早すぎることでマイナスの印象を持たれることはありません。

メールに気づいたら、その場ですぐに返信しましょう。

面接の日程についてなど、スケジュール帳が手元にないと返信できない内容も多いので、遊びに行くときやアルバイト先にもスケジュール帳を持っていっておくと良いですね。

メールは原則、24時間以内に返信するのがマナーとされています。日程調整の関係などで返信が24時間以上たってしまいそうな場合は、事前に一言送っておくとスマートです。

友人や家族との連絡をLINEなどのSNSでとっている方は、こまめにメールを見る習慣がないため要注意です。

「メールは家に帰ってから返信しよう。」と考えていると、そのまま忘れてしまい、数日たっていたという失敗はよく耳にします。

最低限、就活が終わるまでの間は毎日メールボックスを確認し、未読のメールがないか、返信忘れはないかを確認しておきましょう。

また、イベントに参加した際や面接・面談をしてもらったあとのお礼メールも、早いほうがよいです。終わったらすぐにお礼のメール送るようにしてくださいね。

お礼メールの送り方はこちらの記事に詳しく載っています。

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返信は営業時間内に送る

メールは24時間以内に返信することが大切です。しかし、返信する時間にも注意しましょう。

会社のメールアドレスであっても、個人の携帯電話に通知がいく可能性があるため、深夜に返信してしまうと企業の方の迷惑になってしまいます。

そのため、必ず営業時間内に送るようにしましょう。
企業によって営業時間は異なりますが、午前9時から午後18時の時間帯であれば問題ないでしょう。また、休日に返信を送るのも避けたほうがよいです。

もし、緊急の用事で深夜や休日に連絡を送らなければならなくなった場合は、「夜分遅くに申し訳ございません」「お休みの日に失礼いたします。」といった文章を加えましょう。

件名は変更しない

LINEなどのSNSにはないため、就職活動でメールを使うときに戸惑ってしまうことが多いのが件名です。

企業の方からのメールに返信するときは、企業の方が設定した件名を変更せず、そのまま返信しましょう。

返信をするごとに「Re:」は増えていきますが、そのまま残しておいてくださいね。

ただし、企業の方から「件名なし」で届いた場合には、「要件・大学名名前」と変えるとよいです。

また、学生側からメールを送るときには絶対に件名を記入してくださいね。件名は、それを見ただけで用件がわかることが重要です。

企業の方は、多いときには1日に何百通というメールに目を通しています。忙しい社会人の方がひとつひとつメールを開いて内容を確認すると、とても時間がかかってしまいます。

「よろしくお願いします。」といった挨拶だけの件名や、「〇〇大学の△△です。」といった名前だけの件名では、どのような用件なのか伝わりません。件名だけで「誰からの」「どのようなメールなのか」が伝わるようにしましょう。

相手が読みやすいように改行する

メールの文章を作成するときは、相手が読みやすい文章を書くように心がけましょう。特に注意が必要なのは、改行です。

このように、改行せずにメールの本文を書くと、非常に読みにくい文章になってしまいます。

1文ずつ改行する必要はありませんが、ひとつのまとまった内容ごとに改行すると読みやすいでしょう。また、適宜1行分のスペースを開けて書くと、とても読みやすいメールが完成します。

返信メールのテンプレート（構成）

就活に限らず、どのようなメールであっても基本的な構成は

です。

まずは、メール本文の冒頭に宛名をつけます。

企業の方に送る場合は、「会社名・部署名・名前」を書くのが一般的です。また、会社名・部署名ごとに改行すると見やすいでしょう。会社名は（株）などと略さず、正式名称を書きます。

件名に自身の名前を入れていたとしても、あいさつではあらためて自分の名前を書きます。件名では大学名のみを書くことが一般的ですが、本文では、学科名まで書きましょう。

メールの最後には署名を書きます。

署名欄では、

を記載しますが、署名であることがわかるように、「ーーーーー」のような棒線を上下に引いておくと良いでしょう。

メールには毎回署名をつけることになります。コピー＆ペーストで貼り付けられるように事前に作成しておきましょう。

【保存版】返信メールの例文8選

ここからは、メールの返信に役立つ5つの例文をご紹介します。

こちらの例文を参考に、みなさんもメールの返信を作成してくださいね。

日程調整メールへの返信の例

面接などの日程を調整する場合は、スケジュールを確認後なるべく早く返信するようにしましょう。

返信が24時間以上空いてしまうと、提示して下さった日程がすでに埋まってしまう場合もあります。

調整した選考日程を変更したい時のメールの例

調整した日程を変更したい場合は、まずは電話で連絡してください。もし不在だった場合、メールを送るようにしましょう。

本文には、日程変更への謝罪と、新たな候補日を提示してくださいね。

選考結果への返信メールの例（合格の場合）

面接の合否結果は、メールで届くこともあります。合格のメールが届いた場合は、すぐにお礼の連絡を送りましょう。

選考結果への返信メールの例（不合格の場合）

不合格のメールが届いた場合も、ぜひお礼のメールを送っておきましょう。

企業からの「不合格」は、能力が低いとされたわけではなく「今回は縁が無かった」だけに過ぎません。今後、秋選考や追加の募集で声がかかったり、別の企業に入社後に一緒に仕事をすることになったりなど、その企業との縁は意外と続くものです。

面倒に感じるかもしれませんが、簡単に一言お礼のメールを送っておくだけでも、印象はグッとよくなりますよ。

OB訪問後に送るお礼メールの例

OB訪問後には、必ずお礼メールを送りましょう。

返信が遅れてしまうときに送っておきたいメールの例

返信は24時間以内に送るのが基本であるとお伝えしてきました。

どうしても24時間以上たってしまう場合は、事前にそのことを伝えておきましょう。

ES・履歴書などを添付したメールの例

エントリーシートや履歴書をメールで送る機会もあるはずです。

そのときはただ書類を添付するのではなく、以下のような内容を一緒に添えておくと良いでしょう。

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選考辞退を伝えるときに送るメールの例

ときには、選考を辞退することもあるかもしれません。

選考を辞退する際も丁寧な連絡を心がけてくださいね。

また、選考辞退は電話での連絡がスムーズです。

あなたは大丈夫？返信前に確認したいNGチェックポイント

最後に、就活で企業にメールを送るときに気をつけておきたい5つのNGポイントをご紹介します。

✔️間違った敬語の使用はNG

「アルバイトで敬語を使っているし大丈夫でしょ」
「敬語って、ですとかますをつけばいいんだよね？」

と考える就活生も多くいますが、敬語は意外と間違って使ってしまいがちです。

今回は、メールでよく使う間違った敬語表現をご紹介します。
企業の方に送るメールのなかで使ってしまっていないかチェックしてみてください。

✔️会社名や個人名の間違いはNG

絶対にやってはいけないのが、会社名や個人名を書き間違えることです。

会社名は、省略したりせず正式名称を書きましょう。その際、株式会社は前にあるか後ろにあるか、何が漢字で何が平仮名かなどもホームページや資料で確認しておけば安心です。

また、個人の名前にも十分注意しましょう。会社名の個人名の誤りは、失礼にあたってしまうだけでなく、会社への熱意がないと思われてしまう危険性もあります。

万が一、メールを送信した後に誤りに気がついてしまった場合はすぐに訂正し、謝罪のメールを送りましょう。

さらに、うっかりやってしまいがちなのは、他の会社に送ったときのメールをもとにメールの文章を作ったために、本文に他の会社の名前が残ったままだったという失敗です。他のメールからコピーしたときには、必ず間違いがないか確認しましょう。

✔️個性的すぎるメールアドレスはNG

小さいときに作った個性的なメールアドレスや好きなタレントの名前を入れたメールアドレスなどは避けましょう。

個性的すぎるメールアドレスは、ビジネスの場にふさわしいとはいえません。大学のメールアドレスがある場合はそちらを利用しましょう。大学のメールアドレスがない場合は、「名前＋誕生日」のような、シンプルでビジネスの場にふさわしいメールアドレスを作成しておくことをおすすめします。

✔️絵文字・顔文字などの使用はNG

絵文字などの装飾はもちろんビジネスの場にふさわしくないためNGです。
重要な点を強調したいとしても色文字や太字の使用も避けましょう。これは、文字化けを防ぐためです。

（笑）や（汗）も使用してはいけません。うっかり使っていないか、メールを送信する前に必ず確認しましょう。

✔️相手企業の二度手間になるような返信はNG

企業側の返信の負担を増やすような返信は避けましょう。

1通のメール内にいくつか質問が来ていたら、そのメールに対する返信で過不足なく回答をしないと、企業側はもう一通メールを送らなければなりません。

メールを返信する前に、質問内容と回答がしっかり合っているか確認しましょう。

また、丁寧すぎる敬語やあいさつ文で、肝心の本文が埋もれてしまうこともあります。

丁寧に対応しようという気持ちは素晴らしいですが、本文の内容を邪魔しないように、適度なバランスを意識しましょうね。

Q＆A：メールの返信でよくある質問

企業から連絡が来ないとき

返信を忘れていたとき

返信を返すべきか微妙なとき

今回の記事では、不安を抱える就活生も多いメールの返信についてご紹介してきました。

就活において、企業の方とメールで連絡することは避けることができません。また、メールの書き方やマナーは社会人になってからも必要不可欠な知識であるため、ぜひ覚えておきましょう。

メールを返信する際には、以下のポイントが重要でした。

お伝えしてきた通り、メールの返信は早いに越したことはありません。

メールの通知をオンにしておいたり、メールを確認する時間をあらかじめ決めておいたり、色々な工夫ができるはずです。

また、今回の記事では返信用の例文をたくさんご紹介してきました。

例文を参考に返信を作成してくださいね。

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