- 正しい封筒のサイズ・選び方
- 履歴書を郵送するときの宛名の正しい書き方
- 会社で手渡しするときの宛名の書き方
就活では、履歴書やエントリーシート（ES）など、各種書類を企業に送るための必須アイテムが封筒です。
最近ではメールに代表されるオンラインツールが普及してきています。
便利なため、就活生とのやりとりに活用する企業も増えていますが、応募の必要書類は手書きの封筒に入れて送るのが主流となっており、ルールやマナーに沿った書き方をする必要があります。
普段からあまり封書になじみがない場合は、
「どの封筒を選べばいいの？」
「宛名の正しい書き方って何だっけ？」
などと戸惑ってしまうのが正直なところではないでしょうか。
そこで今回は、封筒の選び方や書き方、郵送時のマナーなど、就活に必要な封筒の作成方法を解説します。
ぜひ参考にして、一歩も二歩も差がつく就活ライフを送って頂ければと思います。
とはいえ、私も学生時代は郵送のマナーを知らず、たくさん調べました......。
今回の記事でしっかりと復習して、これを機にマナーをマスターしましょう！
封筒は角形2号の白いものを選ぼう
宛名の書き方を確認する前に、正しい封筒の選び方を押さえておきましょう。
履歴書やエントリーシートの郵送・提出に適しているのは、A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号」です。折り曲げないと入らない縦長の封筒（長4封筒など）は使用できないので注意してください。
また、文字等が入っていない無地のものを選びましょう。
封筒の色は白がおすすめです。茶色の封筒でも問題ありませんが、履歴書など重要な書類を送る場合は白がいいとされています。
大学には、就活にも使用できる大学名の入った封筒が売っています。そちらを利用しても大丈夫です。
また、ペンは黒の油性ペンを使用しましょう。
安いのに書きやすいので、わたしはヘビーユーザーです。
宛名の書き方【表面編】
ここからは、宛名の書き方を丁寧に解説していきます。
- 送付先住所（都道府県から略さずに書こう）
- 企業名
- 担当者名
- 応募書類在中（履歴書在中）
※担当者名が分からない場合は、部署名の下に『ご担当者様』をつけても大丈夫です。
住所は略さずに書こう
住所は、都道府県名から番地やビル名まで略さず正確に書きましょう。住所が2行に渡る場合は、2行目は1行目より段を下げて書きます。
×〇ー〇ー〇〇ビル3F
⚪︎〇町名〇番地〇号〇〇ビル3階
郵便番号も必ず書いておいてくださいね。
「御中」と「様」を使い分けよう
「御中」と「様」の使い分けは有名なので知っている方も多いかもしれません。
よく知られたマナーである分、間違えてしまうと印象が悪くなってしまうので注意してくださいね！
会社名・部署名には「御中」
会社名や部署名には『御中』をつけましょう。
×株式会社〇〇様
⚪︎株式会社〇〇
採用人事部御中
個人名には「様」
宛先が担当者個人名である場合は、「御中」ではなく「様」をつけます。
×株式会社〇〇
採用人事部 中村太郎御中
⚪︎株式会社〇〇
採用人事部 中村太郎様
「行」と書いてある場合は二重線で消す
まれに、元から「行」と書いてある封筒がありますが、そのような封筒の使用は避けるのがベターです。
やむを得ず使用する場合は、右上から左下に二重線を引き、「行」の左斜め下に「御中」または「様」と書きましょう。
「応募書類在中」は必ず明記しよう
履歴書だけを入れる場合は『履歴書在中』でも問題ありませんが、エントリーシートなど、複数の書類が必要な場合は『応募書類在中』と記入しましょう。
また、四角で囲っておく必要はありません。見栄えの都合上、線で囲いたい場合はフリーハンドではなく必ず定規などで引いてくださいね。
宛名の書き方【裏面編】
裏面には、『住所』『氏名』そして『提出する日付』を記入し、封筒を閉じる部分に封字を入れます。
氏名は住所より大きめに書こう
住所の左隣に氏名を書きますが、このとき名前は住所よりも若干大きめに書きましょう。
氏名の右横に、学校名と学部を書くことも忘れないようにします。
提出日を書こう
左端には提出日を明記します。日付は漢数字で書きましょう。
郵送の場合は発送日を、面接時に持参する場合は面接日を書きます。
西暦・和暦は問いませんが、履歴書での表記と統一させておくと良いです。
封字（〆）を入れよう
封筒の蓋にあたるのりづけの部分には『〆』の封字を入れましょう。
こちらも意外と忘れることが多いので注意が必要です。
履歴書提出の切手代は120円〜
履歴書・エントリーシートを郵送するときに気になるのが切手代だと思います。
企業に提出するものである以上は、切手代不足は絶対に避けたいですよね。また、切手もただ貼れば良いわけではなく、マナーがあります。
見落としがちな切手のポイントを押さえておきましょう。
普通切手を選ぼう
記念切手やキャラクター切手などは就活にはふさわしくありません。切手の柄はビジネスシーンにふさわしい普通切手を選択してください。
また、手元にあるからといって、少額の切手を何枚も貼って郵送するのはNGです。
「大雑把な人」や「丁寧さに欠ける」といった印象を企業に与えてしまうかもしれません。
そのため、切手は2枚以内に収まるような選び方をしましょう。
切手代に迷ったら郵便窓口に持っていこう
切手の代金は、郵便局のホームページから確認することができます。
今回は、角形2号の封筒で送るので、「定形外郵便」を選択します。
重さが 25g以下で、速達や特定記録など何も設定しない場合は120円です。
引用：郵便局ホームページ
ただし、
「25g以上あるかもしれない。」
「切手代が不足していそうで怖い」
という方は、郵便局の窓口で料金を測ってもらえば安心です。
その際は窓口で、「普通郵便で送りたいです」と伝えれば切手代をその場で支払うだけで、集荷まで同時におこなってくれます。
急ぐ場合は速達も使用してOK
「履歴書を速達で送るのはマナー違反かもしれない」と不安な方もいるのではないでしょうか。
実際、速達を使用するのはマナー違反ではありません。
速達代は260円なので、郵送には合計380円かかってしまいますが、締め切りまで残り少ない場合は利用してもよいでしょう。
ただし、履歴書もエントリーシートも、期限ギリギリの提出はあまりおすすめしません。必ず余裕を持って提出してくださいね。
簡易書留はNG。特定記録郵便を使おう
簡易書留は、就活では使用できません。簡易書留の受け取りには、受け取り時のサインが必要なためです。
簡易書留で郵送すると、企業の方にひと手間とらせてしまうことになります。
何百通も送られてくるエントリーシートに、その都度受け取りのサインをしていたら、企業の方も大変ですよね。
もし、届いたか不安な方は次にご紹介する「特定記録郵便」を使用すると良いでしょう。
特定記録郵便では、郵便追跡サービスを使用して、「いま、どこまで郵送されたか」が分かるので安心です。
料金は追加で160円です。ただし、特定記録郵便はポスト投函ができないので、郵便窓口まで持っていってくださいね。
履歴書を郵送する際のマナー
ここでは、封筒を郵送する際の注意点やマナーを解説します。
送付状を同封しよう
書類を送付する際は、『送付状』を同封しましょう。送付状は、無ければ落とされるというわけではありませんが、社会人のマナーのひとつです。
印刷して同封するのは少し面倒かもしれませんが、マナーの練習だと思って同封しておきましょう。
送付状はこちらからダウンロードできます。
送付状については、こちらの記事に詳しく載せているので、ぜひ読んでくださいね。
必ずクリアファイルに入れよう
書類はクリアファイルに入れて送ることをおすすめします。郵送中に封筒が雨などで水に濡れてしまった場合でも、書類を守ってくれる役割があります。
色は乳白色か透明なものを選びましょう。
入れる際は
- 送付状
- 履歴書
- エントリーシート
- その他書類
の順番で、封筒の表面を上にして入れましょう。
のりしろでしっかりと閉じよう
書類を入れ終わったら、のりしろでしっかりと閉じましょう。間違ってもテープで貼るようなことはないようにしてください。
おすすめはテープのりです。液状ののりは、つけすぎるとはみ出てしまったり、紙が湿ってしまったりすることがあります。
また、封筒によっては、あらかじめのりが貼られているタイプのものもありますが、上からのりでしっかり貼って送りましょう。
履歴書を手渡しで提出するときのマナー
ここまで、郵送する際の宛名の書き方やマナーをお伝えしてきました。しかし、「次回の選考でオフィスに来るときに持ってきてください」という企業もあると思います。
手渡しで提出するときのマナーも一緒に押さえておきましょう。
手渡し提出のポイントは以下の通りです。
- 宛名は不要
- 郵送時と同様、クリアファイルに入れて封筒に入れる
- 封はしない
- 相手に向きを合わせ、両手で丁寧に渡す
手渡しの場合、宛名は不要
手渡しの場合、宛名は不要です。
ただし
裏：大学名・個人名・日付
クリアファイルに入れてから封筒に。ただし封はNG
手渡しで提出する場合も、必ずクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。
持ち運ぶ際に、紙が曲がってしまうのを防ぐためです。封筒が折れ曲がってしまわないよう、カバンに入れる時に厚めのファイルなどに挟んでおくと良いでしょう。
ただし、封は不要です。〆のマークも必要ありません。手渡しで提出する場合、その場で封筒を開けて履歴書を見る場合が多いためです。
・封筒には入れないで、そのまま持ってきてください
・必ず封をしておいてください
などの指定がある場合は、企業の指示に従ってくださいね！
相手の向きに合わせて両手で丁寧に渡そう
履歴書の入った封筒を手渡しするときは、必ず両手で渡します。
また、必ず相手が文字を読める向き（上側、切手側が自分）にして渡してください。
そのとき、「〇〇大学の〇〇です。よろしくお願いいたします！」などと一言告げるだけでも、印象が良くなります。
提出前チェックリスト
履歴書をポストインする前に、マナーが守れているか確認しましょう！
- 角形2号の白い封筒を使用しているか
- 都道府県名など、略さず書いているか
- 企業名、担当者名は間違っていないか
- 「御中」「様」は間違っていないか
- 「〆」は書いたか
- 切手代は足りているか
- 送付状は同封したか
- クリアファイルに入れたか
- 修正ペンや修正テープは使っていないか
- テープのりでしっかりと封をしたか
まとめ：宛名の書き方もマナーのひとつ
ここまで、就活で使用する封筒の作成方法について解説してきました。
就活の必要書類を送るにも、使用する封筒や切手、ペンを正しく選び、書き方やマナーをしっかり押さえることが必要とわかっていただけましたか？
就活で使用する封筒は、就活生であるあなたをそのまま映すものです。
ここでご紹介した方法を参考に、正しく封筒を作成・郵送することで、ライバルに差をつけましょう。
