最近はWEB上でエントリーシートを提出する企業が多いですが、郵送で提出する企業もあります。
その際にエントリーシートと同封する「送付状」をご存じでしょうか？
この送付状について、
「送付状を入れないと選考に落ちてしまうの？」
「送付状の書き方がわからない……」
このように悩んでいる方も多いですよね。
しかし、送付状を入れなくても、それだけが原因で選考に落ちることはありません。
また書き方も、パソコンのテンプレートを使えば5分ほどで作れちゃうんです！
このように、今回はエントリーシートを郵送する際の送付状について、多くの就活生が悩むポイントを解説いたします。
テンプレートも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください！
編集部
送付状を入れなくても合否には関わらない！
エントリーシートの送付状で多くの就活生が悩むのは、送付状を入れるか入れないかで合否に関わるのかだと思います。
結論からいうと、合否には関わりません。
合否に関わらないなら、送付状を入れたほうがよいとはわかっていても、一から作るのは面倒ですよね。
しかし、送付状にもしっかり意味があります。
ここでは、送付状を入れる目的と、どのように作成したほうがよいかを解説いたします！
送付状を入れることは義務ではないけど…？
先ほどお伝えしたように、送付状を入れなくても、それだけで落ちることはありません。
しかし、企業の採用担当者への基本的なビジネスマナーとしては必要です。
送付状は、ビジネス文書を送付する際の礼儀なので、できなくて大きくマイナスになるというより、できたらプラスの印象になるイメージです。
志望している企業によりよい印象を持ってもらえるように、送付状は入れたほうがよいでしょう。
もうすでに郵送でエントリーシートを送ってしまい、送付状を入れ忘れてしまった場合は、あとから送付状を送る必要はありません。
むしろあとから送付状のみで送られたほうが、企業側としては迷惑な場合があるので注意しましょう。
送付状はテンプレを使えば5分で作れる！
多くの就活生が送付状を入れずに郵送してしまう理由は、作ることが面倒だと思っているからです。
しかし、実際はテンプレを使えば5分程度で作れてしまいます。
送付状を印刷するか手書きがよいか迷う人も多いと思いますが、確実に印刷のほうが楽です。
しかも、1つでもテンプレを持っていれば、どの企業にでも対応できます。
次に紹介するテンプレを使って、実際に送付状を作ってみましょう！
エントリーシートの送付状のテンプレートを紹介！
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令和◯◯年◯◯月◯◯日
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〜年
選考応募書類の送付につきまして 拝啓 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 私は、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〜年の（氏名）と申します。 この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたします。 ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
記 ・エントリーシート 1枚 ・（その他同封する書類）
以上
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エントリーシートの送付状で書く項目を詳しく解説！
先ほど紹介したテンプレートを使えばすぐに送付状が作れますが、それぞれの項目の意味を知っていたほうが使いやすいですよね。
ここでは、送付状のそれぞれの項目を詳しく解説します！
日付
日付は送付状の1番上に右詰めで記載しましょう。
気をつけるポイントは、作成日の日付ではなく投函日を書くことです。
加えて、表記は西暦でも和暦でも構いませんが、エントリーシートの表記と統一するようにしましょう。
宛名
宛名は、日付より下に左詰めで記載しましょう。
記載するのは以下の項目です。
- 会社名
- 部署名
- 担当者名
会社名も部署名も、（株）のような省略形ではなく、正式名称で書いてください。
また、宛名は、担当者の名前がわかる場合と、部署名までしかわからない場合で表記方法が異なります。
担当者の名前がわかる場合はテンプレートのとおりですが、部署名までの場合は「御中」と記載しましょう。
| 株式会社〇〇 〇〇部 御中 |
このような表記になります。
御中と書かなくても名前のところを「採用ご担当者様」とする表記の仕方もあります。
どれでも大丈夫なので、しっくりきたものでテンプレートを作成してみてください。
あなたの名前と連絡先
差出人の情報も忘れずに記載しましょう。宛名の下に、右詰で書きます。
主な項目は、以下の5つです。
- 大学名、学部学科名、専攻
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- Eメールアドレス
これらの連絡先は、郵送した書類に不備があった場合に問い合わせがあるかもしれないので、つながりややすいものを記載しましょう。
送付状のタイトル
タイトルは中央揃えで、少し大きめのサイズで記載しましょう。
タイトルは簡単に送付状の主旨がひと目でわかるような言葉を選んでください。
- 選考応募書類の送付につきまして
- 選考応募書類のご送付の件
一般的にはこのような言葉が使われます。
本文
本文の構成は、ビジネスレターの構成を参考に作成しましょう。
ビジネスレターの構成は、基本的にこの3つです。
- 頭語、時候のあいさつ
- 要件
- 結語
ビジネスレターでは一般的に、頭語は「拝啓」、結語は「敬具」を使います。
「前略」と「早々」などの頭語もありますが、これを使うと、時候のあいさつを省略して取り急ぎ要件を伝えるという意味になります。
しかし、基本的に目上の人に「前略」などは使わないので、エントリーシートの送付状では使わないようにしましょう。
時候のあいさつには、季節関係なく使える「時下」が便利です。
そして、前文あいさつとして「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と付け加えてください。
用件は、書類を送付する目的を簡潔に書きましょう。企業を志望する気持ちなどを加えるのもよいですよ。
全体的に簡潔にわかりやすく書くことを心がけましょう！
記書き
記書きは、送付する書類について詳細に記載するための項目です。
中央揃えで「記」と記載し、その下に送付する書類を記載しましょう。そして最後に、左詰めで「以上」と記載してください。
以上のあとは何も記載しなくて大丈夫です。
エントリーシートの送付状を送るときの3つのポイント
テンプレートで送付状を作成できたら、あとは郵送するだけです。送付する際に必要なものや気をつけるポイントをチェックしましょう！
A4クリアファイル・角2サイズの封筒を準備する
書類を郵送するために必要なのは、A4のクリアファイルと角2サイズの封筒です。
クリアファイルに書類一式を入れれば、折り目がつくこともないし、万が一雨が降ってもぬれることはありません。
また封筒のサイズは、A4クリアファイルがすっぽり入る角2サイズを選んで郵送しましょう。
ビジネスマナー的に、公的文書を郵送するときは白色の封筒のほうが印象がよいですよ。
送付状が1番上に来るように入れる
封筒の中の書類の順番も気をつけましょう。
書類の順番は、上から
- 送付状
- エントリーシート
- 履歴書（必要なら）
- その他書類
このような順番で入れてください。
順番が間違っていることで選考に落ちることはないですが、企業の担当者が見たい順番を考えて、入れるようにしましょうね。
郵送は普通郵便でOK
書類を郵送するときは、速達ではなく普通郵便で大丈夫です。
提出期限に間に合わなさそうなら速達で郵送してもよいですが、「慌てて送ってきた」という印象を与えてしまうかもしれません。
また、速達には追加で260円の切手代が必要になってきます。詳しくはこちらを確認してくださいね
封筒で郵送する場合は、表面の宛名の書き方も注意しなければいけません。
宛名の書き方を詳しく知りたい人は、こちらもチェック！
まとめ
今回は、エントリーシートを郵送で提出する際の送付状について解説いたしました。
送付状は合否に直接関わるものではないですが、企業の採用担当への礼儀としては必要です。
テンプレートを使えば簡単に作ることができるので、忘れずに同封しましょう。
それぞれの項目の意味を知っていれば、企業ごとに少しメッセージをアレンジすることもできます。
送付状の型からはずれない程度に、あなたなりのメッセージを入れてもよいかもしれませんね。
送付状のマナーは、就活のときだけでなく、社会人になってからも使う知識です。
就活生のうちから身につけておいて、周りの学生と差をつけましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました！
