最近はWeb上でエントリーをすることが多くなりましたが、郵送で履歴書やエントリーシートを企業に提出しなければならないこともありますよね。
「封筒って、書き方の決まりはあるの？」
「横書きで封筒書いたことないんだけど...」
このように、横書きの封筒についてよくわからないという就活生の方は多いのではないでしょうか？
- どのような時に横書きで書くのか
- 横書きで書くときのマナー
- 企業に提出する際に気をつけること
これらのポイントを押さえれば、履歴書やエントリーシートの提出の準備はバッチリです！
一緒に確認して、万全の状態で選考を受けましょう。
履歴書の封筒は横書きと縦書きどちらがいいの？
封筒の宛名を書くときに、横書きの場合と縦書きの場合の2種類があります。
履歴書を提出する場合はどちらがいいのでしょうか。
書き方が正しければ横書きでも大丈夫！
一般的に、正式な文書を提出するときは縦書きが多いですが、横書きにしても、それで評価が下がることはありません。
それよりも、正しく書けているかの方が大事です。応募先企業の方が最初に見るのは、封筒に書かれている文字なので、丁寧に書かれていれば好印象を持ってもらうこともできます。
横書きか縦書きかを選ぶ際は、「より丁寧に書けるのは横書きと縦書きのどちらなのか」という視点で選んでみてはいかがでしょうか。
宛名に英語が使われているときは横書きにしよう！
封筒の宛名は縦書きでも横書きでも大丈夫ですが、横書きの方が好ましい場合もあるのです。
それは、履歴書を提出する企業の名前に、アルファベットが使われているときです。
縦書きの文、例えば小学校で作文を書いたのを思い出してみてください。
英語を縦書きにすると、書きづらいなと感じたり、書いたけど読みづらいなと感じたりしたことはありませんか？
それは、そもそもアルファベットが横書きで書くことが前提とされる文字だからです。
そのため、企業の名前にアルファベットが含まれている場合は、横書きで書きましょう。
また、部署名やビルの名前にアルファベットが含まれている場合も横書きの方が適しています。
横書きの封筒を書くときのポイント(表面)
それでは、ここから封筒を書くときのポイントを解説していきます。
書き方の見本と照らし合わせながら、確認しましょう。
文字の位置やサイズのバランス
まず、文字の位置やサイズのバランスに注意しましょう。
文字のサイズを一定にすること、文字を真っ直ぐ書くことを意識するとバランスよく書けます。
また、住所などを無理に1行でつめようとすると、文字が小さくなったり、バランスが悪く見えたりしてしまうので、「〇〇町」や「◯番」などで改行してバランスが良く見えるように書きましょう。
漢数字ではなく英数字を使う
住所に使われる数字は、縦書きの場合は「一」、「二」のように漢数字を使いますが、横書きの場合は「1」、「2」のように英数字を使うようにしましょう。
ただし、企業名や建物の名前など、固有名詞は横書きでも漢数字で書くことに注意してください。
宛名や住所は正式名称を書く
「株式会社」は（株）と省略せずに、「株式会社〇〇」と正式名称を書くようにしましょう。
また、法人や社団も同じように省略せずに正式名称で書きます。例えば、独立行政法人を（独）、学校法人を（学）というように書くのはNGです。。
住所についても、番地などは「1-2-3」のような「-」などの略称を使わずに、「1丁目2番地3号」のように正式な住所を書いてください。
「様」は個人、「御中」は組織に使う
「『様』と『御中』のどちらを使えばいいの？」
このような悩みを抱えている就活生の方も多いのではないでしょうか。
「様」を使うのは個人の名前や、採用担当のような特定の個人に向けて書く際に使う敬称です。
誰宛に送るか企業から指定されている場合は、「採用担当 〇〇様」のように書きましょう。
一方で、「御中」は企業や部署名など、組織に向けて使う敬称です。
具体例を挙げると、「採用担当 御中」のように書けばよいということですね。
「履歴書在中」の書き方
封筒の中に何が入っているのか、一目でわかるように赤いボールペンで右下に「履歴書在中」と書き、その周りを四角で囲みましょう。
履歴書のみを提出する場合は「履歴書在中」、エントリーシートのみを提出するときは「エントリーシート在中」と書けばOKです。
しかし中には、履歴書以外にも成績証明書や健康診断書などの書類を複数枚提出する方もいるのではないでしょうか。
そのように複数枚提出する場合は、「応募書類在中」と書きます。
間違えたときは最初から書き直す
住所や宛名を書いたときに最後の最後で書き間違えてしまうことってありますよね。
「ここまで書いてやり直すの面倒だし...」
その気持ちわかります。つい魔がさしてしまいますよね。
修正テープに手を伸ばしたくなると思いますが、書き間違えたときは、別の封筒に最初から書き直しましょう。
修正テープで消して上から書いてしまうと文書の信用性がなくなってしまいます。
一般的な文書でも修正テープで消すことはタブーとされていますので、横着せずもう一度書いてください。
間違えても大丈夫なように、履歴書は必要な枚数より多く用意しておきましょう。
横書きの封筒を書くときのポイント(裏面)
裏面には自分の住所や名前などを書きますが、その際にもいくつかポイントがあるので、確認していきましょう。
差出人の名前と所属を横書きで書く
封筒の表面に宛名を横書きで書いた場合は、裏面も横書きで書きます。
まず、封筒の右下に差出人である、あなたの名前・郵便番号・住所を書きます。提出する企業が書類を返送するときにも、あなたの住所が必要になるため、忘れずに書いてくださいね。
このときも、表面で住所を書いたのと同様で「1-2-3」のように省略せずに、「1丁目2番地3号」と正式名称で書きます。
また、名前の下にはあなたの大学名・学部・学科を書きましょう。
封筒の折り目に〆を書く
封筒の中に履歴書など提出書類を入れたら封筒を閉じます。封をする道具はセロハンテープやステープラーなどもありますが、これらの使用はマナー違反とされているだけでなく、外れやすいこともあるので、のりを使用しましょう。
のり付けしたら、その上から〆マークを書きましょう。このマークは、「ちゃんと封をしましたよ」「一回閉じてから誰も開けていませんよ」という意味があります。
マークを書く位置は、見本にあるようにフタの中央に書くのがポイントです。
投函日を左上に書く
封筒の左上に投函する日付を書きましょう。
和暦・西暦どちらでも問題はありませんが、履歴書の表記と統一します。
あなたは大丈夫？押さえておきたい就活の郵送マナー
ここまで、封筒の宛名を横書きで書くときのポイントを確認してきました。
「あとは出すだけ！」
と思いきや、郵送する際にも押さえておくべきマナーが。
これからご紹介することを押さえているかいないかで、あなたの印象が大きく変わることもあるのです。
郵送マナーを押さえて、応募先企業にいい印象を与えられるように準備しましょう！
封筒は角2号で白色のものを選ぶ
履歴書を入れる封筒は、角形2号サイズのものを使用しましょう。角2号は、240mm×332mmの大きさで、A4サイズを折らずに入れることができるサイズです。
また、封筒の色は白色を使用しましょう。茶封筒は他の郵便物にまぎれやすいことや、白色の封筒は上品な印象があることが理由として挙げられます。
油性のボールペンで宛名を書く
宛名書きは油性のボールペンかサインペンがおすすめ。ペンの太さはボールペンなら1.0〜1.6mm、サインペンなら中か太がちょうどいいです。
水性のペンや消えるボールペンは、雨に濡れたり擦れたりすることで文字が消えてしまうため、避けましょう。
送付状を一緒に入れる
送付状とは、誰が、何の書類を、どのような理由で送ったのかを説明する書類です。「送り状」や「添え状」と呼ばれることもあります。
送付状を作成する際には、見本を見ながら7つのポイントを押さえましょう。
①送付した年月日
封筒に書いた日付と統一するように書きます。
西暦・和暦はどちらでも良いですが、必ず封筒に書いたものと統一させておきましょう。
②宛先
封筒と同様に省略せずに、正式名称で書きます。
③あなたの氏名と連絡先
まずは氏名を書きましょう。
連絡先については、封筒では電話番号やメールアドレスは書いていませんでしたが、送付状には記載しましょう。
電話番号やメールアドレスは、いつでも確認できるものを記載しましょう。
他の企業の選考を受ける際にもメールアドレスは記載することがあるため、就職活動用のメールアドレスを1つ持っておくと便利ですよ。
④頭語と時候の挨拶
見本の文の中で文章の頭に「拝啓」と書いてありますよね。
それらを頭語と呼びます。手紙や文章を書く際には、頭語を書くことがマナーとされています。
また「時下、貴社におかれましては...」という言葉が書いてあり、これを時候の挨拶と呼びます。
⑤結語
見本の文章の終わりに「敬具」という言葉がありますよね。これを結語といいます。「拝啓」という頭語を使用した場合は、文章の結びに「敬具」と書くように決められています。
この頭語と結語は色々な組み合わせの表現があります。
ただし、文書の種類によって使えるものと使えないものがあるため、よくわからないという方は、見本のまま書いた方が無難です。
⑥同封した書類と枚数の記載
封筒に入れた書類やその枚数を記載しましょう。
⑦「以上」の記載
文書の一番右下には「以上」と書きます。「本題はこれで終わりです」という意味があります。
「以上」を書かないと、相手は2枚目があるのかなと思ってしまうため、書き忘れのないように気をつけましょう。
送付状はパソコンでも手書きでも大丈夫です。しかし、封筒と同じように間違えた際は書き直しとなってしまうので、パソコンの方が良いかもしれません。
「めんどくさいな...」と思われる方もいると思います。
しかし、ビジネス文書を送付する際にはこのような文書を添えることがマナーとなっています。
今のうちに、ビジネスマナーを身につけて周りの就活生との差を広げましょう！
クリアファイルに挟んでから封筒に入れる
封筒に入れる前に、履歴書などの提出書類はクリアファイルに入れておくのがおすすめです。折れてしまったり、雨に濡れてしまったりするとせっかく書いた履歴書が台無しになってしまうことも。
クリアファイルに挟んで、綺麗な状態で応募先企業に出せるようにしましょう！
しかし、実は使用するクリアファイルにも3つの注意点があります。
- 企業のロゴや絵が書かれている
- 透明なもの
- 傷がついている
これら3点に当てはまるクリアファイルは使用を避けてください。
クリアファイルに入れる順番は一番上から、送付状、履歴書・エントリーシート、成績証明書・卒業見込証明書、その他書類です。
企業によっては提出を求めない書類もありますので、何が必要なのかを確認しましょう。
切手代は120円｜速達も利用可能
角形2号の封筒は「定形外郵便物」の扱いとなり、重さが50g増えるごとに郵送料金が上がります。
50g以内なら120円切手、50g以上100g以内なら140円切手を貼りましょう。
履歴書、送付状、クリアファイル、封筒のみであれば50g以内に収まるとされていますが、紙の質の違いや他の提出書類などによって50gを超える可能性もあります。
料金不足だと応募先企業に届かないため、不安がある場合は郵便局の窓口で測ってもらいましょう。
また、履歴書に提出期限がある場合は余裕を持って書くことが望ましいですが、期限ギリギリになってしまうこともありますよね。
せっかく書いても期限切れになると見てすらもらえないことも。そうならないように「速達」を利用しましょう。
提出期限について、「必着」と「消印有効」がありますのでどちらなのかも確認が必要ですね。
「必着」は記載日までに応募先企業に到着している必要があります。
一方で、「消印有効」は記載日までに郵便局の消印が押されていれば選考を受けることができます。
履歴書を手渡しするときは宛名不要！
履歴書を手渡しで提出する場合もありますよね。
そのときも、履歴書は封筒に入れるのがマナーです。その際には、封筒に宛名を書く必要はありません。
表面には「履歴書在中」、あるいは提出書類が複数枚ある時は「応募書類在中」とだけ書きましょう。
しかし、これ以外に手渡しする際にも気をつけるべきことが。
これができているかどうかで、周りと差をつけられるかもしれません。一緒に確認していきましょう。
提出者の名前と日付でOK
手渡しするときに宛名は書く必要はありません。ですが、裏面には、自分の名前と持参日を書くようにしましょう。
日付を書くときは、和暦・西暦どちらでも構いませんが、履歴書に書いたものと統一させてくださいね。
その場で開けられるように封はしない
直接渡すときには、採用担当者がすぐに中身を見ることがほとんどなので、早く開けられるように封をしないのが一般的です。
また、封はしないため「〆」のマークも書く必要はありません。
両手で丁寧に渡そう
担当者に渡すときには相手が読むことができる方向で、両手で丁寧に渡しましょう。
渡すときは無言で渡されると怖いですよね。
「こちらが履歴書です。よろしくお願いいたします。」のように一言添えて渡すと好印象です。
面接官に渡すときは封筒から出す
実は履歴書を応募先企業に持参したとき、面接官に渡すか、企業の受付など面接官以外の人に渡すかによって対応が違うのです！
面接官に渡すときは、封筒から履歴書を出して封筒の上に履歴書が入ったクリアファイルを重ねて渡しましょう。
面接官以外に渡すときは封筒のまま渡す
一方で、受付の人など面接官以外の人に渡すときには封筒から出さずにそのまま渡しましょう。
これは、封筒の中身を見るのは面接官だからです。
ここでよくありがちなのは、渡す相手が面接官ではないからといって雑に渡してしまうことです。
相手は面接官ではないとしても、応募先企業の人であることに変わりはありません。マナーが身についているのか見られていることもあるため、面接官に渡すくらいの気持ちを持ちましょう。
履歴書を渡すタイミングですが、担当者から求められたときに渡すようにしましょう。面接開始前に求められることが多いですが、タイミングは企業によって異なります。
持参するように連絡をされていたのにもかかわらず、提出を求められないときは「履歴書はいかがいたしましょうか」など申し出ましょう。
担当者が忘れていることもあるからです。
ただ、求められるタイミングは企業によって異なるので、面接が終わっても求められない場合に一言かけてみてくださいね。
また、求められたときにすぐに渡せるようにカバンの奥の方にしまわずに、手前に入れておくと良いです。
まとめ：履歴書は横書きでもOK｜ただしマナーに注意
この記事では、履歴書を提出するときに封筒を横書きにする際のポイントや、提出のマナーについてご紹介してきました。
「こんなところまで気をつけないといけないの？」
このように思った人もいるかもしれません。
マナーができているかできていなかいかで評価の全てが決まるわけではないですが、ちょっとしたマナーを覚えているだけで、「この学生は真面目そうだな」「とても誠実そう」と思ってもらえるかもしれません。
また、社会人になっても文書を送る場面は多く、社会に出てから必須のマナーになるので、今のうちにマスターすることをオススメします。
今のうちにマナーを身につけて、周りの学生と差をつけるだけではなく、社会人の一歩を踏み出しましょう！
あなたの就活がうまくいくように応援しています！
