就職活動をしていると、選考を受けている企業に電話をかける機会が何度かあると思います。
そのような場面で、
「いつ電話をかけたらいいのかな？」
「ビジネスでの電話のマナーがわからないから緊張するな」
と戸惑う方も多いのではないでしょうか。
また、電話に出られなかったときに、どうやって折り返しの電話をかけるか、意外と悩みますよね。
この記事では、企業に電話をかけるうえで適切な時間や電話のかけ方をご紹介します。
正しい電話のかけ方を身につけることで、企業側から「この学生は丁寧な対応をしてくれるな」と好印象を抱いてくれること間違いなし!
また、電話のマナーは社会人になってからも必要になるので、あなたの社会人へのスタートダッシュを支えてくれるとても便利な知識になります。
内定獲得だけでなく、できる社会人を目指して、学生のうちに習得しちゃいましょう。
電話をかけるのにベストな時間は？
企業に電話をするとき、いつかけたらいいのか迷いますよね。
ここでは、電話をかけるベストな時間について解説していきます。
10時〜12時
企業の開始時刻が9:00の場合、10:00~12:00の間はかけてもOKです。
開始から1時間すると落ち着いてくるので、担当者に電話がつながりやすくなります。
14時〜16時
14:00~16:00の間も、電話をかけても失礼に当たることはないでしょう。
昼食後で仕事的にもゆとりがあるので、この時間もつながりやすい時間です。
その他の相手から指定されている時間帯
担当者から電話する時間を指定されている場合は、基本的にその時間にかけるようにしましょう。
この場合、上記の時間以外でも問題ありません。
電話をかけてはいけない時間帯は？
つづいて、電話をかけるのにふさわしくない時間をお伝えしていきます。
始業後すぐ（9時〜10時）
仕事開始後すぐはバタバタしているので、電話をかけないようにしましょう。
一般的にどこの企業も、9時から10時は朝礼やミーティング、メールの確認などに追われています。
落ち着いて話をするのが難しい時間なので、10時以降にかけましょう。
お昼時（12〜13時）
お昼時は、担当者が不在である可能性が高いです。企業の担当者、あるいはこちらが再度かけ直すということにもなりかねません。
相手にとっても自分にとっても負担になるので、避けるのがベストです。
終業間近（16時以降）
仕事終わりに当たる16時以降も、避けたい時間の一つです。16時以降は始業後と同様、仕事の仕上げや報告などで忙しい時間帯になります。
また、帰り支度を始めている人もいるので、パソコンを再度立ち上げるとなると相手に負担をかけてしまうかもしれません。
営業時間外
営業時間外でもつながることがありますが、一般的には避けるのがマナーです。
営業時間外となると、お昼時と同じように担当者がいるとも限りません。
「この学生は営業時間を知らないのかな」と悪い印象につながってしまう可能性もあるので、営業時間にかけるようにしましょう。
折り返し電話をかけるときの注意点3つ
企業からの電話に出られず、折り返しの電話をかけるときもありますよね。
ここでは、折り返しの電話をかけるときに気をつけたい注意点を3つ解説していきたいと思います。
24時間以内にかけ直すのがマナー
折り返しの電話は24時間以内にかけ直すのがマナーです。
かけ直すのが遅くなってしまうと、採用担当者も仕事が進まず困ってしまいます。急ぎや重要な連絡である場合、再度かけなおさなければならなくなり、その電話にも出られないとなると印象が悪くなってしまうことも。
不在着信に気付いたら、なるべくその日のうちに折り返すようにしましょう。
ただし、折り返しの電話でも先ほどお伝えした「かけてはいけない時間」は避けるように。
慌てなくても大丈夫です。
留守電やメールを確認する
折り返しの電話をかける前に、留守電やメールフォルダを確認しておきましょう。
メッセージを確認せずに電話をかけてしまうと、採用担当者に1から要件を説明してもらわなければならなくなり、迷惑をかけてしまいますよね。
また、メールで返信が欲しいと書かれている場合や、折り返しが不要なケースもあります。
その場合は指示に従うのがベストです。
事前に留守電やメールが届いていないか、確認することをおすすめします。
就業時間以降は次の日にかけよう
就業時間を過ぎてから不在着信に気付いた場合、折り返すのは翌日でも大丈夫です。金曜日に電話がかかってきたときは、月曜日にかけ直しましょう。
就活中の学生が忙しいのは採用担当者も理解しているので、当日中に折り返しがなかったからといって選考の評価が変わることはありません。
「早く折り返ししないと......」と焦って営業時間を過ぎてから電話をかけても、担当者が不在のケースが多いです。
当日かけ直せなかった場合は、翌日の午前中に折り返せば問題ありません。このとき、折り返しが遅くなってしまったことへの謝罪を忘れないようにしましょう。
電話をかけるときのポイント5つ
つづいて、電話をかけるときの5つのポイントをお伝えしていきます。
静かな環境でかける
企業に電話をかけるときは、静かな場所に移動しましょう。
周りがうるさいと、こちらの声が相手に聞こえづらく、迷惑をかけてしまいます。相手の声も聞こえないとなった場合、聞き間違えにもなりかねません。
外出中であれば、下記の場所がおすすめです。
- 公園
- 自動車のなか
- カフェ（小さい声で会話ができるお店）
- ホテルのロビー
- ショッピングセンターのフリースペース
- 駅ビルの端など
また、電車の中や駅のホームにいて、すぐに静かな場所に移動できないときもありますよね。
そんなときは、一度電話に出て「5分後にこちらからかけ直します」と伝えるようにしましょう。
メモやスケジュール帳を準備する
企業に電話をかける前に、メモやスケジュール帳の用意を忘れずにしておきましょう。「メモがなくても覚えられる」という人も、用意しておくことをおすすめします。
万が一聞いたことを忘れてしまうと、もう一度企業に電話をかけ直すことになり、お互いに手間がかかってしまいますよね。
特に選考中は、面接の日程や持ち物など、大切な用件であることがほとんどです。必要な情報をメモに記しておきましょう。
就活中は外出時に電話がかかってきても対応できるよう、メモとスケジュール帳は常にカバンに入れておくといいですね。
言葉遣いに気をつける
電話をかけるときは、正しい敬語を使うように気をつけましょう。
相手の顔が見えないからこそ、言葉遣いひとつで不快感を与えてしまうこともあります。
難しい敬語を使う必要はありませんが、丁寧に話すように心がけてみてください。
また、話す声の大きさやスピードも大切です。電話の相手が企業となると緊張して早口になってしまうかもしれませんが、電話ひとつで不採用になることは基本的にありません。
肩の力を抜いて、相手が聞き取りやすい声でゆっくり話すようにしましょう。
「うまく話せる自信がない」という方は、事前に話す内容をメモに書いてみるのもおすすめです。
声が聞き取りにくいときは聞き返す
相手の言っていることが聞き取れなかったときは、聞き返すようにしましょう。なかなか言い出しにくいかもしれませんが、重大なことを聞き逃してしまえば大きなトラブルにつながりかねません。
聞き返す際は、「恐れ入りますがお電話が遠いようですので、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と伝えれば大丈夫。
また、日時や場所などは「◯月◯日◯曜日の△時に御社へ伺います」といったように復唱することで聞き間違えを防ぐこともできます。
再度電話をかけ直すことになったり、面接日時を間違えて選考を受けられなかったということがないように、しっかり確認しておきましょう。
電話は相手が切るまで待つ
就職活動の場合、電話は相手（企業側）が切るまで待ちましょう。
一般的には「電話をかけた側から先に切る」というのがマナーですが、相手が上司や得意先の場合、相手が切るのを待つのが礼儀とされていることが多いようです。
就活の場合、電話相手である採用担当者のほうが立場としては上になるので、相手が切るまで待つのが適切でしょう。
先に電話を切ると、「早く切り上げたい」といった誤解が生じる可能性もあります。
お互いに電話を切るのを待っているときは、こちら側から切っても問題ありません。「失礼いたします」といって電話を切るようにしましょう。
電話をかける際の手順
電話をかけるときのポイントが押さえられたところで、いよいよ電話のかけ方を解説していきます。
1.あいさつをして名前を告げる
まずは、あいさつをして大学名と自分の名前を伝えましょう。
例）「お忙しいところ恐れ入ります。私◯◯大学の◯◯◯◯と申します。」
2.用件を述べて担当者に代わってもらう
次に、誰にどういった用件があるのかを伝えて、担当者に代わってもらいましょう。
担当者が不在の場合、基本的にはこちらから再度かけ直すのがベターです。何時頃戻られるかを伺って、その時間にもう一度かけるようにしましょう。
例）「◯月◯日の面接の件で ご連絡いたしました。人事部◯◯課の◯◯様はいらっしゃいますか」
- 担当者が不在で相手の戻ってくる時間がわかる場合
「それでは、またあらためてお電話させていただきます。◯◯様は何時頃お戻りになりますか？」
「ありがとうございます。では△時頃、またお電話させていただきます。」
- 相手の戻ってくる時間がわからない場合
「ありがとうございます。では、またあらためてお電話させていただきます。」
3.時間をもらえるか確認する
担当者に代わってもらったら、再度自分の名前と用件を伝え、相手が今電話に対応できる状態か確認しましょう。
例）「お忙しいところ失礼いたします。私◯◯大学の◯◯◯◯と申します。◯月◯日の面接の件で ご連絡いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか。」
- 折り返しの場合
「先ほどはお電話に出られず申し訳ございません。お電話いただいたご用件についてお伺いしたいのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか。」
4.メモをとりながら復唱する
ポイントのところでもお伝えしたように、大事なことはメモを取りながら再度繰り返すようにするのがおすすめです。
聞き取れなかった場合は、遠慮せずもう一度いってもらうようにお願いしましょう。
例）「承知しました。◯月◯日◯曜日の△時に御社へ伺います。」
- 聞き取れなかった場合
「恐れ入りますがお電話が遠いようですので、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。」
5.あいさつをして会話を終える
最後に時間をいただいたお礼とあいさつを述べましょう。
電話を切るときは、「相手が切るのを待つ」でしたね。
例）「本日はお忙しい中お時間いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
まとめ：就活の電話は10~12時,14~16時がおすすめです
いかがでしたでしょうか。
社会人に電話をかけることに不安を感じていた方も、「なんとか電話をかけられそうだな」と思っていただけたらうれしいです。
「電話のかけ方はわかったけど、やっぱりまだ自信がないな」という方は、会話のスクリプトを紙に書いて見ながらかけても大丈夫。
初めのうちは緊張してうまく話せないかもしれませんが、数をこなしていくうちに慣れていきます。
「丁寧に、正確に、相手の聞き取りやすい声で話す」
このポイントさえ押さえて話せば、あなたの誠意はきっと伝わるはず。
最初にもお伝えしたように、電話対応は社会人になってからも必ず通る道になります。
今のうちから経験を積んで、入社後から活躍できる社会人になりましょう!
