就職活動で、近年重要視されているのがインターン。
選考直結型が増え、参加する学生も増えていますが、参加したあとに思うのは、「お礼メールは必要なのか？」ということ。
「送りたいけど書き方がわからないし...」
「忙しいのに送られても迷惑じゃないかな...」
と悩む方も多いのではないでしょうか？
お礼メールはぜひ送りましょう！感謝されて嫌な人はいません。
ただし、メールの読みやすさやマナーなど、気をつけるポイントはあります。
お礼メールがちゃんと書けるかは就職してからも大切になるため、今のうちに身につけておくべきです。
この記事では
- お礼メールに書くといい内容
- メールを送るタイミングはいつがいいか
- 企業にメールを送るときの注意点
といった内容をまとめました。
ポイントを押さえたお礼メールを送り、次のインターンや本選考につなげましょう！
インターンのお礼メールを書くときのポイントは？
お礼メールを書くときには、
- なるべく早く送ること
- 3つの内容を押さえて書くこと
の2つを意識しましょう。
できるだけ早く、翌日の午前中までには送ろう
お礼メールはなるべく早く送ってください。
インターンが午前中に終わった場合は、その日の営業時間内に、夕方以降に終わった場合は無理してその日中に送らず、翌日の午前中までには送りましょう。
丁寧にメールを書きたい気持ちはわかりますが、お礼は鮮度が命です。
相手の記憶が鮮明なうちに送らなければ、お礼の効果は半減してしまいます。
お礼のメールを送るだけで他の学生より好印象です。
しかし、イベントが終わった直後に送れば、「仕事がはやそう」「真面目そうだな」という、さらに良い印象を持ってもらえるかもしれません。
ちょっとしたお礼ほど、なるべく早く送ることが大切です。
もし数日遅れてしまった場合は、お礼のメールは送らないが良いほうが良いです。
数日前のお礼メールを送ってしまうと、かえってルーズな印象を与えてしまう可能性もあります。
「感謝・印象に残ったこと・意欲」の3つを押さえて書こう
お礼メールを送るのは、なるべく早いほうがよいとお伝えしました。
しかしスピードを優先するあまり、どの企業にも送れるような定型文はできるだけ避けたいところです。
定型文を避けるために、「感謝・印象に残ったこと・意欲」の3つを書きましょう。
感謝は具体的に、何に対して、どのように感謝しているかを伝えてください。機械的な印象を与えないメールになり、きちんと相手に気持ちが届きます。
また、印象的だったことや今後自分が取り組むことを中心に書きましょう。
人事担当者は、学生がインターンに対してどのような感想を抱いたかに興味を持っています。素直に、どう受け取ったかを書いてみてください。
インターンに参加させてもらった感謝や感想などを記したあとで、本選考への意欲もアピールしましょう。入社意欲の高まりが感じられるメールは、人事担当者の印象にも残りやすいです。
【例文あり】インターンのお礼メールの書き方
インターンのお礼メールの書き方を、例文とともに解説します。
必要な項目は
- 件名
- 宛先
- 文頭
- 本文
- 文末
- 署名
です。一つずつ確認しましょう。
①件名
件名は必ず入れます。
- いつ開催のインターンか
- お礼のメールであるということ
の2点を記載しましょう。「先日のお礼」など内容がわからないものは避け、件名だけで一目でわかるように書くのがポイントです。
企業では1日に数十件以上のメールを処理します。件名がないメールが届いた場合、そのまま読み飛ばされてしまう可能性もあります。
②宛先
（株）ではなく「株式会社」のように正式名称を書きましょう。
また、株式会社や有限会社の位置を正しく書くことも重要です。「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」を間違えることは非常に失礼になるため、気をつけてください。
特にありがちなのが、名前の間違いです。漢字の思い込みも危険です。「渡辺」さんだと思っていたら「渡邊」さんだったなど、漢字の変換・思い込みに十分注意しましょう。
順番は会社名、部署名、役職名、氏名で書きます。役職に様をつけて「部長様」という書き方は間違いです。
株式会社 〇〇食品
人事部
インターンシップご担当
〇〇 ▢▢様
③文頭
まずは自分の名前を伝えるのがマナーです。
大学と氏名を書いたあと、「本日のインターンに参加いたしました、○○です」など、どのインターンに参加した人なのかを書くと良いしょう。
通常のビジネスメールでは原則、拝啓や敬具などの頭語は省略します。
頭語を使用しない代わりに、「お世話になっております」や「お疲れ様です」を使うのが定番です。
本日実施された貴社インターンシップに参加いたしました、
〇〇大学▢▢学部のわなび太郎と申します。
④本文
文中には、その日の感想や思い出に残ったエピソードなどを盛り込みます。
ほかの人が定型文を送ってくるなか、あなただけが具体的なエピソードを挙げると、読み手もイメージが湧き、よい印象を持ってもらいやすくなるでしょう。
お礼メールに感想まで書くと思うと、多少手間に感じることもあるかもしれません。しかし、感想を加えるだけであなたのお礼メールもぐっと印象的になるので、実践してみてください。
このたびはご多忙の中、貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
本日のインターンシップを通して、ブランディングの立ち位置からあり方、顧客に伝わる効果的な出し方まで勉強できました。知らなかったマーケティング業の理解が深まるとともに、とても興味がわきました。
またブランディングの作り方もさることながら、「見せ方以上に商品自体の良さが大切」の言葉が印象的でした。
既にできあがった商品をさらに磨こうとする、貴社の姿勢に感銘を受けると同時に、それは自分を売り込む就職活動でも同じだと感じました。
今まで既に存在する自分をどう見せるかばかり気にしていましたが、これからは自分を磨いていくことにも目を向けようと思うことができました。
本日頂いた資料を熟読し、自分のものにできるよう努力して参ります。
理解が遅れている私に、親身に丁寧なフィードバックをいただき、有難うございました。重ねて、心よりお礼申し上げます。
⑤文末
最後は次に繋がるように締めて終わりましょう。
次選考への意気込みや、重ねての感謝で締めると熱意がちゃんと伝わります。
ビジネスメールの締めで使用頻度が高い、基本の締めは次のとおりです。
「何卒よろしくお願いいたします。」
「今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。」
なお、ここでも「敬具」などの結語は不要です。
貴社の新卒採用選考にもエントリーいたします。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。 本日は誠にありがとうございました。
⑥署名
ビジネスメールには署名を付けましょう。署名は、対面で会えない相手への名刺の代わりになり、自分が何者であるか、電話番号など連絡先の詳細を伝えるために用います。
以下の情報をこの順で載せます。
- 学校名
- 学部・学科・学年
- 氏名（ふりがな）
- 電話番号
- メールアドレス
ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されてしまいます。
就活メールも同様で、学生であっても社会人としてのマナーを守りましょう。
●●大学〇〇学部▢▢学科△年
わなび 太郎 （わなび たろう）
メール：XXXXXXXX@XX.jp
電話番号：090-XXXX-XXXX
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インターンのお礼メールで大切なポイント2つ
書き終わったあとに、ぜひ確認して欲しいことが２つあります。
誤字脱字がないかと、読みやすいかどうかです。
①誤字脱字がないか注意しよう
メールを送信する前に必ず、誤字脱字がないか確認しましょう。誤字脱字が多いと、ミスの多い人だと思われる可能性があります。また、「自分で見直しすらをしていないのだな」と思われてしまうかもしれません。
特に、宛名を間違えた場合、相手に大変失礼です。一度メールを書き終えたら自分でメール文を見直してください。
音読をしたり、誤字脱字をチェックしてくれるWEBアプリなどを使用するとミスを減らすことができます。
②簡潔で、読みやすい文章にしよう
ビジネスメールに「正解」はありません。
しかし、過度に緊張して「より丁寧にする必要があるのではないか」と構えてしまうと固い長文になってしまいます。
その結果、読んだときに、読みづらいと思われてしまうことも。
簡潔で、読みやすい文章にするために、読み慣れない漢字・敬語表現を多用せず、文章ボリュームはできるだけ少なくしましょう。
人事の方は1日に多くのメールを目にしており、余計な文章は読みたくないものです。感謝や礼儀さえ伝わればよいので、文章は極力少なくしてください。
その他お礼メールを書くのに知っておきたいこと
就活のお礼メールに限らず、メールを書くにあたって、ぜひ知っておきたいことを紹介していきます。
「メールを送った経験があまりなくて不安」という方も大丈夫です。イレギュラーなことにも対応できるように、まずはメールそのものに慣れていきましょう。
間違えて送ってしまったら？
間違えてメールを作成途中で送ってしまったり、送ったメールの内容や宛先に間違いがあることに気付いたら、すぐに訂正のメールを送りましょう。
訂正メールの件名は、先に送ったものとは変えてください。
件名に変更がないとただの重複メールと勘違いされ、確認を後回しにされてしまう可能性があります。
「先ほどのメールの件」といったあいまいな表現も避け、「宛先誤記のお詫びと訂正 〇〇大学 わなび太郎」のように、具体的に内容がわかる件名をつけてください。
人間である以上、ミスはしてしまうものです。しかし間違った内容を先方に送るということは失礼に当たるため、すぐに訂正メールを送り、きちんと謝罪しましょう。
間違ってしまった後に、どのような対応をとるかが大切です。
また、名前の表記や宛先の間違いは多いため、きちんと確認してから送るようにしましょう。
お礼メールに返信があったら？
お礼メールに対して、企業から返信が来た場合は、必ず返信するようにしてください。
今後選考を受け、もし志望度が上がって本当に行きたくなったりすることを考えると、印象が悪くならないよう返信しておいた方が無難です。
また、この返信もなるべく早く送ることが肝心です。当日中の対応を心がけましょう。
返信の際、件名は「Re:」をつけた状態にしておくのがマナーです。
件名の冒頭に「Re:」がついていることによって、相手は自分が送ったメールへの返信だと認識できます。新規メール作ったり、件名を書き換える必要はありません。
メール本文の末尾に「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」などと書き添えておくと、相手も嫌な思いをせずにメールを終わらせることができます。
敬語を使い分けよう
感謝を伝えるフレーズにもいくつか種類があります。敬語は、状況や相手との距離感によって適切なものを選びましょう。
例えば、「○○いただき、ありがとうございます」は、比較的カジュアルな表現です。目上でありつつ距離感の近い先輩などに向けて使います。
それに比べて、「心よりお礼申し上げます」や「重ねてお礼申し上げます」は、セミフォーマルな表現です。就活では、後者のどちらかのフレーズを使用してください。
簡潔で読みやすいかに注意しつつ、敬語を使い分けることでより丁寧なメールを作成しましょう。
まとめ：お礼メールを活用して、次のインターンや選考につなげよう
就活がうまくいく学生ほど、だれにでもできることを愚直に積み重ねています。その例のひとつが、お礼メールです。
お礼を言われて迷惑に思う人はいませんから、積極的にお礼メールは送っていきましょう。
送る際には、
- わかりやすい件名をつける
- 感謝や学びの内容を具体的に書く
- まずは名乗る
- 署名をつける
- 誤字脱字を見返す
など、メールマナーを心掛けたうえで、なるべく早く送るようにしましょう。ちょっとした時間の差でも、相手の印象は大きく変わります。
マナーを押さえて、あなたの感謝の気持ちをきちんと伝えられるように工夫してみてください。
