【例文つき】面接の日程を調整するメールの書き方をお伝えします！

このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。実は私も就活を始めたばかりの頃はまったくメールの書き方がわからず悩みました。

そこで、今回はかつての私のように企業にむけたメールの書き方がわからない方のために、メールを書くときの7つポイントをご紹介します。ビジネスメールを書くのは難しそうに見えますが、ポイントさえ押さえれば、誰でも簡単に書くことができます。

さらに、ポイントだけではなく、具体的なメールの例文も下記のパターンにわけてお伝えします。

この記事を読めば、すぐに企業の方に好印象を残せるメールを書けるようになるので、ぜひメールを書くときの参考にしてみてください。

メールで企業とやりとりするときのポイント

まずは、メールで企業とやりとりするときのポイントをご紹介します。

以上の7つがメールを送るときに守ってほしいポイントです。メールを書くときに漏れがないことが重要なので、メールを書くときはもちろん書いた後にもチェックするようにしてください。

返信は24時間以内に

まず、企業からのメールは24時間以内に返信するようにしましょう。それは人事の方はかなりタイトなスケジュールで働いているからです。

こちらの返信が遅いと人事の方もなかなかスケジュールを決めることができず、困ってしまいます。そのため、遅くとも24時間以内には返信することがとても重要です。

裏を返せばメールの返信は早ければ早いほど、優秀な学生だと思ってもらえる可能性が高くなります。ビジネスの世界ではスピードが重視されており、返信が早い人ほど仕事ができると思われているからです。

実際に株式会社ビズヒッツがおこなった「身近にいる仕事のできる人の特徴を教えてください」というアンケートでは、「仕事・レスポンスが早い」が「コミュニケーション能力が高い」を抑え、1位になっています。

参考：BizHits

そのため、就活生の時点からメールの返信が早ければ、社会人になっても活躍すると思ってもらえるのです。

早く返信することで損をすることはないので、ぜひ実践してください。

件名だけで内容がわかるようにする

また、企業にメールを送る場合は件名を入れます。さらに、件名を一目見ただけでどのような内容かわかるようにしておくことが大切です。

就活をしていると、さまざまなところからメールがきて困っている方もいるのではないでしょうか。

人事は常にその状態が続いているので、件名でどのようなメールかわかるようになっていると非常に助かります。

逆に件名がわかりにくかったり、書かれていなかったりすると、重要なメールであるにもかかわらず、見逃されてしまうことがあります。

最悪の場合、件名が書かれてないことが原因で送ったメールが迷惑メールのフォルダに入ることもあるので、メールには必ず件名を入れるようにしましょう。

返信するときは履歴を残す

そして、返信するときには、これまでの連絡の履歴を残すようにしましょう。人事の方がどのような流れで来たメールかわからなくなる場合があるからです。

人事の方は1日に何人もの学生とメールのやり取りをしているので、誰とどのようなやり取りをしたか混乱してしまうことがあります。

混乱しているときに、履歴がない返信が来ると、どのような流れで返信が来たか思い出せず、メールをさかのぼる手間を取らせてしまいます。

このようなことがないように、返信するときには履歴を残したままメールを送りましょう。

連絡の履歴を残すのは簡単で、送られてきたメールを開いて、「返信する」を選べば自動的にそれまでの履歴がでます。

返信するときに履歴を残すのは社会人になっても大切なマナーなので、今のうちに習慣づけておきましょう。

宛名をしっかり書く

宛名は要件を満たすようにしっかり書くのが重要です。必要なものは次の3つです。

• 会社名
• 部署
• 名前＋敬称（役職名）

会社名はよく聞くものと正式名称が違う場合があるので気をつけましょう。例えば、JR東日本は東日本旅客鉄道、バイクで有名なホンダは本田技研工業が正式名称です。俗名はビジネスマナーにおいては失礼にあたるので書く前に確認する必要があります。

また、〇〇株式会社なのか、株式会社〇〇なのかも調べておきましょう。

面接に関するメールを送る場合、部署名は人事部になることが多いですが、会社によって人事総務部だったり、人材開発部だったりと人事部の名称が少しずつ異なるので、間違えないように確認することが重要です。

そして、名前は必ず「様」などの敬称をつけましょう。もし、メールを送る方が役職に就いているならば、敬称の代わりに「部長」などの役職名を入れても問題ありません。

メールを送る人の名前がわからない場合は、名前のところを「採用ご担当者様」や「御中」にしてもよいです。

署名を正確に書く

宛名と同じように署名を正確に書くことも大切です。署名には次の要素が必要です。

• 名前（読み方）
• 所属
• アドレス
• 住所（必要な場合のみ）

名前は漢字と読み方を書いておいておきましょう。多くの場合ローマ字で書くことが多いです。

所属に関しても大学名・学部・学科などできるだけ詳しく書くのがマナーです。アルバイトやサークルは書く必要がありません。

また、何かあったときに連絡が取れるようにメールもしくは電話番号を記載しておくと丁寧です。

住所は書かなければならないというルールはありません。企業側から求められたり、郵送で書類のやり取りをしたりする場合のみ書いておきましょう。

署名は下記のように罫線で囲むとわかりやすくなります。

必ず感謝の文を入れる

そして、メールのはじまりは必ず感謝の意を示す文章から始めましょう。自分のために時間を取ってもらうことに対して感謝の意を伝えるのはビジネスマナーの基本です。

そして、それは就活の場合も同じです。仕事とはいえ、企業の方は忙しい合間を縫って面接や面談をする時間を作ってくれています。

そのため、日程調整をしてくれるのが当たり前かのような態度でメールを送ってはいけません。

メールの冒頭は「お世話になっております」から始め、その後、しっかりと自分のために時間を作ってくれたことに対して感謝の意を伝えましょう。

真摯な姿勢を見せ続け、少しずつ企業の方の信頼を積み重ねていくことが重要です。

誤字がないように確認する

そして、最後に文章を書き終えたら、必ず誤字がないように確認しましょう。普段は誤字など気にしていない方もいるかもしれません。私も就活を始めた頃はあまり気にしていませんでした。

しかし、誤字がたくさんあると、企業の方に、大ざっぱな人だというイメージを持たれてしまいます。

実際、誤字に関しては社会人になっても口酸っぱく言われます。誤字を重ねるとクライアントの信用を失ってしまうからです。そのため、就活生のときから誤字をゼロにする習慣をつけることが重要です。

誤字が多い方のためにすぐにできる誤字をなくすための方法を3つご紹介します。

• 文章を書いてから少し時間をおく
• 文章校正ツールを使う
• 文章を音読する

私はこの3つの方法で誤字の数を大きく減らすことができましたし、今でも続けているので、ぜひ試してみてください。

【パターン別】面接日程メールの例文とポイント

企業とメールをやり取りするときのポイントを押さえることはできましたか。次に具体的なメールの書き方を7つのパターンに分けてご紹介していきます。

それぞれ例文も書いておくので、自分が書きたいものを参考にしてもらえればと思います。

自分から日程を提示する場合

まず、自分から面接や面談の日程を提示する場合のメールの書き方をご紹介します。ポイントは次の2つです。

①日程は複数提示する（3～4日程）

②時間が開始時刻か終了時刻かはっきりさせる

②について、もう少しわかりやすく説明します。例えば、希望の時間を13時~16時とした場合、16時から面接を始めてもよいのか、16時には面接を終えたいのか少し曖昧です。そのため、16時が開始時刻か終了時刻かしっかり記載しておきましょう。

提示してもらった日程で面接できる場合

逆に企業側から日程を提示してもらえる場合もあります。その場合は次のことに注意してメールを書きましょう。

1. 日程を提示してもらったことへの感謝を伝える
2. 希望の日程1つを明確に伝える

提示してもらった日程で面接ができない場合

もちろん、できる限り提示してもらった日程のなかで希望日時を選べればよいのですが、ときには、どうしても提示してもらった日程で面接ができない場合がありますよね。

そのときには次のポイントを押さえて、返信しましょう。

1. 日程を合わせられないことへの謝罪をする
2. 自分から新たに日程を複数提示する

日程の確定メールに返信する場合

そして、調整の末に日程の確定メールが届いたら、次の2つに注意して返信しましょう。

1. 調整してもらったことへ感謝を伝える
2. 確認のため決定した日程を書く

一見、決定した日時を書く必要はないように思えますが、しっかりと確認したことを伝えるために書くようにしましょう。また、相手も自分も本当に間違いないか再度確認できるので、スケジュールミスを減らすことにもつながります。

確定した日程を変更してもらう場合

なるべく確定した日程を変更することはないようにしたいですが、どうしても変更をお願いしなければならないときはありますよね。私も何度かありましたが、どのように返信すれば失礼でないか悩んだ覚えがあります。

しかし、次のポイントを意識してメールを書けば、相手を不快にすることなく日程の変更を依頼できます。

1. 変更することへの謝罪をしっかりと書く
2. 面接の日時を提示する

面接をキャンセル＆辞退する場合

また、選考途中で明らかに自分と企業の相性が悪いことがわかったり、他の企業に内定をもらったりして、選考を自体する場合があると思います。

本当は電話で連絡するのが1番よいのですが、仕方なくメールで辞退を伝える場合もあると思います。メールで伝える場合は次の4つを意識しましょう。

1. 辞退することへの謝罪をしっかりする
2. 辞退理由は相手を不快にしないものにする
3. 辞退の連絡がメールになったころを詫びる
4. 企業の発展を願う言葉で締める

辞退の理由は「事情があり」などぼやかしても構いません。「合わないと思ったので」など相手の気持ちを損なわせる理由は書かないようにしましょう。

連絡がなく催促する場合

最後に日程を調整するメールが企業側から来ない場合のメールの書き方をご紹介します。次のポイントを押さえるとより印象のよいメールを書くことができます。

1. 調整してもらっていることへの感謝の気持ちを伝える
2. 相手を詰めるような表現をしない

企業側から連絡が来ないことで、焦る気持ちがあると思いますが、そのような場合にこそ丁寧に文章を書くことを心がけましょう。

面接のお礼メールの書き方

日程を調整するメールを書くのも悩むと思いますが、面接のお礼メールを書くべきなのか、そして、書くとしたらどのように書くのかも悩みますよね。

そこで、お礼メールについてのこともご紹介していこうと思います。

そもそもお礼メールは送るべきなのか

結論、お礼メールは送ったほうがよいでしょう。

正直なところお礼メールが面接の合否に大きく影響を与えることはありません。とはいえ、お礼メールを送る学生はそれほど多くはありませんし、面接官や人事も自分の仕事に感謝してもらえるとうれしいので、お礼メールをくれた学生は印象に残るでしょう。

そのため、送らなくても問題ありませんが、お礼メールは送ることをおすすめします。

ただ、むやみにお礼メールを送ると面接官や人事の心に刺さらないだけではなく、最悪の場合、ネガティブな印象を残してしまう危険性があります。

次にお礼メールを送るときの注意点をお伝えするので、しっかり守るようにしましょう。

お礼メールの注意点

お礼メールの注意点は次の2つです。

まず、よくある定型文を丸写ししたような文章を書くのは避けましょう。面接官や人事も形式として送ったことがわかるからです。せっかくお礼メールを送ったのに、適当な印象になってしまうのはもったいないですよね。

面接でしてもらった配慮や、面接官からもらった言葉で印象に残っていることを文章にすることで、成長することへの熱意やまめな人柄を伝えることができます。

また、お礼のメールは自分をアピールするような場ではありません。お礼のメールで自分の長所や熱意をアピールしてしまうと、場をわきまえていない人だと思われてしまいます。

そのため、お礼メールでは、感謝の意を伝えることに重点をおきましょう。

お礼メールの書き方

では、最後にお礼メールの例文を載せておきます。もちろん参考にしてもらいたいのですが、先ほどもお伝えしたように例を丸写ししないようにしてください。

その他メールについてよくある疑問

最後にその他メールについて就活生がよく抱く疑問にお答えします。それは次の3つです。

気になることがある場合や企業との連絡で失敗したくないと強く思う方は、ぜひ読んでみてください。

不合格メールにも返信は必要？

不合格メールに返信は必要ありません。多くの場合、合否のメールは定型文を使っており、合否メールへの返信を期待しているわけではないからです。

むしろ、人事には毎日多くのメールがきているので、合否に関する返信がたくさん来ると、困ってしまう場合が多いです。そのため、合否に関する返信はする必要はありません。

ただ、面接のお礼メールを送る前に不合格通知が来てしまったけれど、どうしても感謝の気持ちを伝えたい場合は、返信をしてもよいと思います。

その場合も返信によって合否が変わるわけではないので、自分の長所や熱意ではなく、学びや感謝に重点を置いて文章を書きましょう。

メールを送ってはいけない時間はある？

メールを送る時間ですが、ポイントでもお伝えしたように、すぐに返信することを守っていれば問題はないでしょう。ただ、いつもすぐに返信ができるわけではないですよね。

そのような場合、夜遅くメールをするのはやめたほうがよいでしょう。多くの会社員は18時くらいが定時です。

そのため、夜遅くにメールを送っても返信はきませんし、最悪の場合、常識がないと思われてしまいます。18時を過ぎた場合、次の日の朝にメールを送るようにするのが無難です。

ちなみに、あえて18時以降にメールをすることで、何時まで働いているか確かめる方法もあるので、気になる方は試してみてください。

ファイルを添付するときに気を付けることは？

就活ではたまに履歴書をメールで送るときがありますよね。実際、私も何回かしたことがあります。

まず、画像やファイルをメールに添付するときは、データをPDFにしましょう。PDFは編集が加えられないので、誤って内容を変更してしまったり、改ざんされたりする心配がないからです。また、印刷をしやすいというメリットもあります。

そして、そのPDFの名前は一瞬で内容がわかるようにする必要があります。例えば、履歴書をおくる場合は「履歴書＿名前」とすると、わかりやすくて親切です。

さらに、データの容量は2MB以下になるようにしましょう。履歴書を送るくらいであればあまり気にする必要はありませんが、もし2MB以上になるのであれば、データを圧縮できるギガファイル便というサービスを使って、要領を小さくしましょう。

まとめ：面接の日程を調整するメールのポイントを振り返ろう

今回は面接の日程を調整するメールの書き方をご紹介しました。いざ企業に向けてメールを書くとなると、どのようなことに注意して文章を書けばよいかわからず、不安になりますよね。

しかし、今回ご紹介した7つのポイントを守ってもらえれば、面接官からマナーがわかっており、優秀な学生だと思ってもらえます。

また、実際に文章を書くときは、パターン別にご紹介した7つの例文を参考にしてもらえれば、決して間違えることはありません。

関連記事

合わせて読みたい【例文5選】就活はお礼メールで印象UP！？シーン別のマナーを解説！

2021.7.14

【現役人事が解説】 就活でのお礼メールの書き方をご紹介。お礼メールで伝えたいこと、シーン別での例文など、お礼メールのマナーを徹底解説しています！今すぐ詳細をチェック！...

【お知らせ】
LINE登録者限定で面接シートをプレゼント中です！

特典内容↓
・人事がこっそり教えちゃう14の面接評価基準
・【全115問】面接の基本質問集

これひとつで、友達と面接練習も可能になります。

＼簡単10秒で特典をゲット／
https://lin.ee/g3wj6wn