- 頑張りすぎて体調を崩してしまった
- 面接の時間に別の企業の面接を入れてしまった
このような経験は誰でも1度くらいはあると思います。
しかし、
と考えて、どうしようか迷ってしまうことはありませんか。
私もダブルブッキングしていたことを当日になって気づいて焦った経験があるので、あなたの苦悩はよくわかります。
実は、当日キャンセルする際に印象を落とさずに伝える方法があるのです。
この記事では、当日キャンセルの連絡をしても印象を落とさない伝え方をパターン別に例文を交えてご紹介します。
これで、万が一当日面接を受けられない場合でも大丈夫。
面接を当日キャンセルする際のポイント
面接を当日キャンセルする場合、必ず押さえるべきポイントがあります。
連絡する際の言葉も大切ですが、その前に最低限覚えておいてほしいマナーをお伝えします。
原則電話でキャンセルの連絡をする
キャンセルをする場合は、電話で担当者に直接連絡をしてください。
面接日まで時間的に余裕がある場合は、メールでも構いません。
しかし、当日の場合は電話で連絡をします。
理由としては、メールで連絡をすると他のメールで埋もれてしまったり、メール自体を確認する時間がないなどで、キャンセルしたいことそのものが伝わらない可能性があるからです。
当日キャンセルの連絡を直接電話でするのに抵抗がある人も多いでしょう。
ですが、あなたのキャンセルの連絡が届かないと企業は、
と不安を感じてしまいます。
そのようにならないためにも、電話で確実に担当者に連絡をしましょう。
また、エージェント経由で企業の選考を受けている場合もありますよね。
その場合は、企業に直接連絡をするのではなく、まずは担当者にキャンセルの連絡をしましょう。
直前の連絡になってしまったことを謝罪します。
直接企業に連絡をする必要はありません。
直接連絡をしなくてよいからといって、
と考えるのではなく、志望度が高い企業のみを受けるようにしましょう。
始業時間以降に連絡をする
と思う人もいますよね。
もちろんできるだけ早く連絡をしなければいけません。
しかし、電話をかける時間帯も注意が必要です。
企業の始業時間から少し経ってから連絡をするようにしてください。
理由は、始業開始直後は慌ただしい場合があるからです。
電話がかかってきても対応ができない可能性もあります。
そのため、始業開始から15〜30分は電話をするのは控えましょう。
また、営業時間外に連絡するのもタブーですよ。
非常識だと思われるリスクがあります。
面接が始業時間直後にあるなど、なるべく早く連絡をしておきたい場合は先に当日キャンセルしたい旨のメールだけ送っておき、後で改めて電話で伝えるのがベストです。
担当者不在時は伝言とメールを送る
電話をかけても、必ずしも担当者がいるとは限りません。
その際は、電話対応した社員に当日キャンセルになる旨を伝えた上で、メールでも連絡をしましょう。
メールをすることで、伝わっていなかったという事態を防ぐことができます。
伝言をお願いするときは、「〇〇(担当者の名前)様にも同様の旨のメールをお送りしますので、そちらもご確認いただけますと幸いです。」と合わせて伝えられるとベストです。
担当者が在席する時間に改めて連絡をして、直接謝罪の気持ちを伝えると、当日キャンセルをしたとしても悪い印象にはなりません。
むしろ、誠実な印象を持たれることもあります。
当日キャンセルをするかどうかではなく、その後の対応をどれだけ真摯にできるかが大事ということです。
面接日程の再調整をお願いする
ここからは当日キャンセルをする場合、特にもう一度面接を受けたい場合に、次の2点について例文を交えてご紹介します。
- どのように連絡をするのか
- 押さえておくべきこと
連絡をする際に伝えるべきことは、次の4つです。
- 名前
- 面接時間
- 謝罪
- キャンセルの理由
やむをえず面接を当日キャンセルをした場合でも、もしその企業の選考を受けたい場合は、再度面接を受けさせてもらえないかお願いしてみましょう。
もちろん、再度受けさせてもらえない場合や、日程調整をしてもらっても日程が合わず面接を受けられない場合もあります。
しかし、まずはお願いしてみることが大事です。
ここから、特に意識すべきことについてお話ししていきます。
謝罪の気持ちを伝える
まずは当日キャンセルをすることを素直に謝罪しましょう。
当日までに企業は色々と準備しています。
それを当日キャンセルするとなると、今まで準備したことが無駄になってしまう可能性もあります。
あなたもやむをえずキャンセルをするので仕方ない部分もあるかと思います。
だからこそ、素直に謝ることが大切です。
そして、風邪なのか、家庭の事情なのか、あるいは別の理由なのか担当者が納得できるような理由を準備しておきましょう。
面接を受けたい気持ちを伝える
面接の日程を再調整してほしい場合に、大切なのは選考辞退ではないことをはっきり伝えることです。
必ずしももう一度日程調整をしてくれるとは限りません。
しかし、あなたが企業にとって必要な人材であればきっと再調整をしてもらえます。
そのためには熱意を伝える必要もあります。
再調整してもらえる場合に備えて、手元にスケジュール帳などあなた自身の予定を確認できるものを用意して連絡をしましょう。
例文① 体調不良
ここからは面接を当日キャンセルする際に、想定される2つの理由についてそれぞれの伝え方をご紹介します。
電話で伝える場合と、メールで伝える場合の両方の例文をご紹介しますので、こちらを参考に連絡をしてみてください。
まずは、体調不良でキャンセルをする場合です。
面接当日ではなく、それ以前から体調が悪かった場合はあらかじめ連絡をすることもできますが、当日になっていきなり体調を崩すこともありますよね。
その場合、どのように伝えればよいのでしょうか。
電話の場合
電話で伝える場合の例文をご紹介します。
| お世話になっております。本日〇時より面接をお願いしております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。
当日で大変申し訳ありませんが、今朝から高熱が出ており、本日面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。 しかし、御社への入社を強く志望しており、改めて別日で面接を受けさせていただけないでしょうか。 誠に勝手なお願いであることは承知しておりますが、何卒ご検討していただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 |
ポイントは、体調不良という言葉で終えるのではなく、具体的な症状などを伝えることです。
これによって、相手にも情報が伝わりやすく理解を得やすくなります。
また、担当者が不在で伝言をお願いする際の例文もご紹介します。
| お忙しいところ恐れ入ります。本日〇時より面接をしていただく予定のワナビ太郎と申します。
今朝から高熱が出ており、面接にお伺いすることができなくなったため、連絡をいたしました。 大変申し訳ありませんが、その旨を採用担当の鈴木様へ伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。 《面接キャンセルの旨を伝える》 鈴木様にはまた私からお電話させていただきますが、当日ということもあり伝言をお願いしたく思います。 鈴木様は何時頃お戻りになりますか。 （鈴木でしたら〇時には戻ると思います。） 〇時ですね。 それでは、改めてご連絡させていただきます。 お忙しいところ、ありがとうございました。 それでは、失礼いたします。 |
先ほども述べましたが、採用担当者が不在で別の社員に伝言を頼んだ場合には、改めて謝罪の電話をするようにしましょう。
メールの場合
原則は電話で連絡をするべきですが、面接が始業時間直後であったり、採用担当者が不在で直接連絡ができなかった場合などはメールで連絡をしてください。
例文を見て確認してください。
| 件名：本日〇時より面接キャンセルのお詫びと再調整のお願い
株式会社●● 人事部 鈴木様 お世話になっております。 本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 本来であればお電話でご連絡するところ、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。 本日の面接ですが、今朝から高熱が出ており、本日面接に伺うことができません。 お忙しい中、時間を調整していただき、準備をしていただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。 また、当日の連絡となってしまったこと、深くお詫び申し上げます。 貴社への入社を強く志望しており、誠に勝手ながら改めて面接の日程調整をしていただくことが可能でしょうか。 下記の通り、私の調整可能な日時を挙げさせていただきます。 ・1月10日(月)12時以降 ・1月12日(水)10時〜15時 ・1月13日(木)11時〜17時 ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありません。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 わなび 太郎（Wanabi Taro） TEL：000-000-0000（自宅）/111-1111-1111（携帯） E -mail：aaa@bbb.ccc ーーーーーーーーーーーーーーーー |
伝えるべき内容は電話の際と同様です。
名前、面接の予定時間、謝罪、キャンセルの理由の4つを踏まえてメールを送信しましょう。
面接の日程の調整をお願いする場合は、単に「お願いします」だけではなく、「志望度が高いため」のような意思や意欲をしっかりと示すことも大事です。
例文② 家庭の事情
家族の急病や事故なども理由として挙げられるでしょう。
その際の例文をご紹介します。
電話の場合
まずは、電話で伝える場合の例文です。
| お忙しいところ恐れ入ります。私、本日〇時より面接をしていただく予定のワナビ太郎と申します。
祖母が昨晩逝去してしまい、葬儀等があり面接にお伺いすることができなくなったため、連絡をいたしました。 大変申し訳ありませんが、その旨を採用担当の鈴木様へ伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。 《面接キャンセルの旨を伝える》 鈴木様にはまた私からお電話させていただきますが、当日ということもあり伝言をお願いしたく思います。 鈴木様は何時頃お戻りになりますか。 （鈴木でしたら〇時には戻ると思います。） 〇時ですね。 それでは、改めてご連絡させていただきます。 お忙しいところ、ありがとうございました。 それでは、失礼いたします。 |
誰がどのような状況にあるのか伝えることが大事です。
体調不良の場合と同じで、あなたがどのような状況に置かれているのか、情報が伝わるように具体的に話すことがポイントです。
メールの場合
次にメールで伝える場合の例文を見てみましょう。
体調不良の場合と同様に、時間がなく取り急ぎ連絡をしておきたい場合や、採用担当者が不在であった場合はメールで連絡をしてください。
| 件名：本日〇時より面接キャンセルのお詫びと再調整のお願い
株式会社●● 人事部 鈴木様 お世話になっております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 本来であれば直接お伝えすべきところを、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。 本日〇時より予定しておりました面接ですが、祖母が逝去してしまい、葬儀等の都合で参加がかなわなくなってしまいました。 お忙しい中、時間を調整していただき、準備をしていただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。 また、当日の連絡となってしまったこと、深くお詫び申し上げます。 私は貴社への入社を強く志望しており、誠に勝手ながら後日に面接の機会を設けていただくことはできますでしょうか。 日程調整などの都合があることは承知しておりますが、どうしてもご担当者様に御目通りしたく存じます。 下記の通り、私の調整可能な日時を挙げさせていただきます。 ・1月10日(月)12時以降 ・1月12日(水)10時〜15時 ・1月13日(木)11時〜17時 ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありません。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 わなび 太郎（Wanabi Taro） TEL：000-000-0000（自宅）/111-1111-1111（携帯） E -mail：aaa@bbb.ccc ーーーーーーーーーーーーーーーー |
家庭の事情で急に面接を受けることができない状況に陥ることはあります。
そのため、負い目を感じる必要はありません。
大事なことは、今まで準備していただいたにもかかわらず急遽、キャンセルをすることと、もし日程を再調整していただいた場合にはそれに対する感謝を述べることです。
面接を辞退する場合
ここでは、面接を当日辞退する場合のポイントをご紹介します。
まず、面接を辞退する場合も、日程再調整をお願いするときと大事なポイントは同じです。
伝えるべき内容は、次の4つです。
- 名前
- 面接時間
- 謝罪
- キャンセルの理由
ここから、辞退するときに特に押さえるべき点をお伝えしていきます。
謝罪の気持ちを伝える
まずは、謝罪の気持ちを伝えてください。
前提として、当日に選考辞退をすることはマナー違反ですので、極力避けます。
企業としては、採用候補者を突然失うことにもなり、採用において計画が狂う可能性があります。
そのため、選考を辞退する場合はできるだけ前日までに連絡をしましょう。
しかし、当日まで熟考して結論を出した場合もあるかと思います。
ですので、当日辞退をすることになってしまうのも致し方ない部分もあります。
だからこそ、誠意をもって謝罪の気持ちを伝えることが大事なのです。
辞退理由を正直に話す
辞退したい場合、具体的に理由を述べることが大事です。
曖昧に伝えると、引き止められたり、別の日程を提示されることがあるためです。
もし選考そのものを辞退したいのであれば、体調不良や自分に向いていないかもしれないからなど曖昧な理由を伝えるのは避けましょう。
ここでは「第1志望から内定をもらった」場合と、「希望条件が合わない」場合でそれぞれどのように伝えるのか、電話とメールに分けてご紹介します。
例文① 第１志望から内定をもらった
辞退する理由で多いのは、第1志望から内定をもらったということではないでしょうか。
第1志望から内定をもらえなかった場合に備えて色々な企業を受けますよね。
実際に第1志望から内定をもらったら他の企業は受けなくてもいいかと思うのは自然なことだと思います。
その場合、どのように伝えればよいのか例文をご紹介します。
電話の場合
まず、電話で伝える場合の例文をご紹介します。
| お忙しいところ恐れ入ります。
本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 大変申し上げにくいのですが、この度第1志望の企業から内定をいただいたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。 先ほど連絡をいただいたため、直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。 |
このように、辞退する旨を明確に伝えるとともに、謝罪の気持ちも伝えましょう。
メールの場合
メールで伝える場合はどのように伝えるのでしょうか。
| 件名：本日〇時からの面接辞退のお詫び
株式会社●● 人事部 鈴木様 お世話になっております。 本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 本来であればお電話でご連絡するところ、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。 誠に申し訳ございませんが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 先ほど、第1志望の企業から内定通知があり、御社の選考を辞退させていただく次第になりました。 当日にメールでのご連絡となり、深くお詫び申し上げます。 お忙しい中、面接の日程調整等お時間をいただきましたこと、感謝いたします。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 わなび 太郎（Wanabi Taro） TEL：000-000-0000（自宅）/111-1111-1111（携帯） E -mail：aaa@bbb.ccc ーーーーーーーーーーーーーーーー |
第1志望から内定をもらったためにそれ以外の企業の選考を辞退すること自体が悪いわけではありません。
大事なのは、時間をかけていただいたにもかかわらず辞退することへの謝罪と、時間をかけていただいたことへの感謝です。
例文② 希望条件が合わない
希望条件や会社選びの軸が就職活動中に変わることはよくあります。
一生懸命取り組んでいればなおさら、希望条件に合わなくなることはあるのではないでしょうか。
最初は、これで大丈夫と思ってもよく考えるとその条件は妥協できないこともありますよね。
その場合は、どのように辞退の連絡をすればよいのでしょうか。
例文を見ながら確認してみましょう。
電話の場合
電話で連絡をする場合にはどのように伝えればよいのでしょうか。
結論、第1志望の企業から内定をもらった場合と大きくは変わりません。
例文を見てみてください。
| お忙しいところ恐れ入ります。
本日、〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 大変申し上げにくいのですが、以前よりご相談させていただきました△△という条件について、熟考の末、やはり私自身の希望にあっておらず、変更も難しいとのことでしたので、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 ギリギリまで悩んでいたため、直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。 |
日程を再調整していただく場合の例文と同じように、どの条件が合わなかったのか具体的に伝えるのがポイントですよ。
メールの場合
メールで伝える場合も、電話で連絡するのとほとんど同じです。
例文を確認してみてください。
| 件名：本日〇時からの面接辞退のお詫び
株式会社●● 人事部 鈴木様 お世話になっております。 本日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学のワナビ太郎と申します。 本来であればお電話でご連絡するところ、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。 誠に申し訳ございませんが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 以前よりご相談させていただきました△△という条件について、熟考の末、やはり私自身の希望にあっておらず、変更も難しいとのことでしたので、面接を辞退させていただきたく思います。 当日にメールでのご連絡となり、深くお詫び申し上げます。 お忙しい中、面接の日程調整等お時間をいただきましたこと、感謝いたします。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 わなび 太郎（Wanabi Taro） TEL：000-000-0000（自宅）/111-1111-1111（携帯） E -mail：aaa@bbb.ccc ーーーーーーーーーーーーーーーー |
ここまで内定辞退をする場合、理由別の伝え方を例文を交えてご紹介してきました。
ぜひ参考にしてみてください。
まとめ：面接を当日キャンセルするときは誠実に対応する
いかがでしたか。
当日キャンセルをするときに押さえるべき点は次の3つです。
- 営業時間内に電話で行う
- 準備していただいたことへの感謝と謝罪を伝える
- 再度受けさせてもらうのか辞退をするのか明確に伝える
面接当日にキャンセルの連絡をすることは望ましいことではないです。
しかし、どうしてもキャンセルをしなければいけない状況もありますよね。
それならば、謝罪と感謝を伝えた上でキャンセルをお願いしてみましょう。
多くの企業では、ちゃんと伝えれば理解してくれることがほとんどです。
