【テンプレ付き】面接辞退のマナーや辞退メールの書き方を徹底解説！

就職活動をしている中で

「思っていた雰囲気と違う」
「他の企業から内定をもらった」

など、様々な理由から面接を辞退しなければならない場合があると思います。

面接の辞退は決して悪いことではありませんし、就職活動をする中では大切な選択肢の一つです。

ですが、企業側もたくさんの時間や費用を費やしてくれています。

そのため、お詫びと感謝を忘れずにマナーをしっかり守って適切にお断りすることが大切です！

しかし、

「面接辞退のマナーって？」
「面接辞退のメールってどうやって書くの？」

このような疑問をお持ちの方はたくさんいると思います。

悪い印象を与えずに、できるだけお互いが良い気持ちになれる断り方をしたいですよね。

そこで今回は

・面接辞退するときのマナー

・面接辞退についてよくある質問

・辞退メールを書く時のポイント

について徹底解説します！

最後には、真似するだけのメールの例文付きです。

状況や理由別で細かく分けてあるので、とても参考になると思います。

この記事を読めば、しっかりマナーを押さえることができ、企業側にも失礼のないようなお断りの仕方をマスターできますよ！

今はまだ面接辞退するタイミングではない方も、読んでおいて損はないと思います。

面接辞退するときのマナー

面接の辞退は悪いことではありませんが、企業側に迷惑をかけていることは頭に入れておくべきです。

そのため、しっかりとマナーを守って企業側に失礼のないようなお断りをしましょう。

無断キャンセルは絶対にNG

せっかく面接に進ませてくれた企業に対して面接をお断りするのは気が引けますよね。

その気持ちはとても分かりますが、企業側も面接を行うために時間を割いて準備をしてくれています。

言うまでもないかもしれませんが、無断キャンセルは絶対にやってはいけない行為です。

今後関わる機会がない企業だとしても、誠実に対応しましょう！

辞退を決めたらすぐに連絡する

面接辞退を決める理由やタイミングは人それぞれ異なりますが、すみやかに連絡を入れるのは鉄則です。

次の面接日程が決まってしまっている場合は、企業の人事担当者だけでなく面接官の予定も抑えているということを忘れないでください。

辞退の連絡を出来る限り早く行うことで、企業側にかかる負担も最小限に抑えることができます。

ただし、面接をした後に選考辞退を決めた場合は、基本的に面接の結果を待ってから辞退の連絡をするようにしましょう。結果が出る前に辞退するのはマナー違反です。

面接の結果が知らされ、次の選考プロセスに進むことが確定したら、早めに辞退を伝えるようにしましょう。

面接の日が近づくほど、断りの連絡は気まずくなってしまいます。

そうならないためにも、辞退を決めたらできるだけ早く連絡しましょう。

連絡する時間帯は営業時間内が適切

辞退が決まったらすぐに連絡することが大切であるとお伝えしましたが、常識の範囲内の時間帯に連絡するようにしましょう。

具体的にいうと、メールの場合も電話の場合も、企業の営業時間内に連絡をするのが適切です。

メールの場合、どうしても夜にしかメールを送れないのであれば「夜分遅くに失礼します」とお詫びの挨拶を添えましょう。

また、電話で連絡をするのであれば、朝の始業直後や、昼休み前後はバタバタしている頃なので、極力避けましょう。

また、騒がしい場所・電波が弱い場所は避け、周囲の環境に注意してください。

お詫びと感謝は忘れずに

選考のために時間と労力を費やしてくれた担当者に対して感謝とお詫びの気持ちを示すことが大切です。

面接を辞退する事は就職活動をしていれば誰にでも起こり得ることです。その時に誠意を持った対応ができるかが重要なのです。

面接辞退をしたとしても、今後その会社と関わる機会があるかもしれません。

そのようなことがあっても快く接することができるよう、失礼のない丁寧なメールを送ることを心掛けましょう。

面接辞退によくある質問

面接を辞退するうえで、皆さんが気になっているであろう疑問を集めました！

それぞれ詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

連絡手段はメールと電話どちらの方がいいですか？

面接を辞退する場合、電話とメールの2通りあります。

メールで連絡をしても良いのか、電話をするべきなのはどのような場合なのかと悩む人は多いのではないでしょうか。

基本的に、面接の前日までなら電話とメールどちらの連絡でも問題ありません。

ですが、やむを得ない理由で面接の当日など、直前に辞退を決めた場合は電話で連絡するようにしましょう。

当日、担当者が忙しくてメールに気付くことができない場合もあるからです。

当日だと、より電話をためらってしまうかもしれませんが、速やかに連絡するようにしましょう。

一度辞退した面接に再度、挑戦することはできますか？

体調不良などのやむを得ない事情で面接をキャンセルした場合、日程の再調整は可能です。しかし、その他の理由で辞退した場合に再挑戦することは非常に難しいでしょう。

辞退するということは、その企業へのチャンスは無くなるということです。

辞退の連絡をする前に、本当に辞退していいのかをしっかり考えて慎重に判断するようにしましょう。

メールの返信が来た場合と来なかった場合、どうすればいいですか？

＜メールの返信が来た場合＞

企業が面接辞退を承認したという内容であれば、基本的にそこで対応は終了します。

そのため、こちらから再度返信しなくても問題ありません。

ですが、もし返信しないことが気になるのであれば、返信する分には構いません。

返信する際は、相手の時間をとらないように、簡潔な文面で送るようにしましょう。

以下は、面接辞退メールの返信が届いた際に送る返信例です。

参考にしてみてください！

＜返信が来ない場合＞

メールを送ったのに返信が来ない場合は、再度確認するようにしましょう。

もしかしたら相手がメールを見落としている可能性があります。

確認の仕方はメールを再度送るか、電話をするかの2通りがあります。

メールを再送する場合は、「〇月〇日に送りましたが、念のため」と一文添えてください。

以下はメールの再送例です。

メールで確認する場合は参考にしてみてください。

電話のほうが確実なので、不安な方は電話することをおすすめします！

辞退メールを書く時の３つのポイント

面接辞退のメールを送る際の、気を付けるべきポイントを解説します！

以下のポイントを押さえたうえで、企業側に失礼のない丁寧なメールを送りましょう。

件名には必ず用件と名前を入れる

担当者は1日に何件ものメールを受け取っている可能性があります。

本文を全て読まないとメールの主旨がわからないので不親切です。

そのため、担当者がすぐに内容を把握できるように、「面接辞退のご連絡/〇〇〇〇」など、ひと目で用件が分かるようにしましょう。

そうすることで、重要性が伝えられるだけでなく、担当者はメールの中身を見なくても内容を把握することができます。

また、後々メールを見る場合に検索もしやすいのです。

これは、面接辞退のメールに限らず、ビジネスメールを送るときは意識しておくべきことです。

これからメールを送るときは、件名に用件と名前を入れることを頭に入れておきましょう！

シンプルで簡潔な文章を心掛ける

件名だけに限らず、内容もできるだけシンプルで簡潔な文章にしましょう。

シンプルといっても、2～3行程度の短すぎる文章は失礼です。

企業への感謝とお詫びの文章も盛り込むようにしましょう。

辞退メールの目的は、面接選考の辞退と謝罪、感謝を伝えることですので、辞退の理由も長々と書く必要はありません。

「どのくらいの文面にすればいいかわからない…」

という方には、この後に例文を紹介しているので、ぜひそちらを参考にしてください！

最後に署名を必ず入れる

メールの最後には、誰だか分かるように必ず署名を入れましょう。

署名があることで誰からのメールかがすぐにわかり、担当者もスムーズに返信できるようになります。

就活生の場合は、「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を入れるのが一般的です。

署名の上下には「ーーーーーーーーーーー」などを使って、本文と区別をつけるようにしましょう。

またこれも、面接辞退のメールに限ることではありません。

企業の方にメールを送る際は、必ず署名付きで送るようにしましょう。

何通かやりとりしていても、署名なしで送るのは相手に失礼ですし、マナー違反です。

署名の設定はメールソフトできますので、忘れないように設定することをおすすめします！

真似するだけ！辞退メールの例文

辞退メールを送るとき、文面で悩むことはありませんか？

どのように書けばいいかわからないですよね。

そんなあなたに、状況別と理由別に分けてメールの書き方をご紹介します！

真似するだけなので、悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

状況別

まずは状況別の例文をご紹介します。

面接日程がまだ決まっていない時に辞退する場合

面接日程が決まった後に辞退する場合

都合がつかなくなり、日程を再調整したい場合

理由別

つづいて、理由別の例文をご紹介します。

面接を辞退する理由は人それぞれです。

今回は４つの理由に分けてご紹介します。

自分に近い理由の例文を見つけて、是非真似してみてください！

他企業の内定が出た場合

企業と合わないと感じた場合

家庭の事情で辞退する場合

体調不良の場合

まとめ：面接辞退もマナーを押さえたメールが大切です

いかがでしたか？

今回は、面接を辞退する時の疑問を解決するため、さらに、できるだけ気持ちの良いやり取りが出来るように

• 面接を辞退するときのマナー
• 面接辞退によくある質問
• 辞退メールを書く時のポイント
• 辞退メールの例文

について詳しく解説しました。

せっかく面接に進ませていただいた企業に面接辞退することを伝えるのは、とても気が引けますよね。

しかし、辞退をできるだけ早く伝えることが肝心です。

また、辞退を伝える際は辞退理由とともに、相手へのお詫びと感謝の気持ちは忘れずに伝えるようにしましょう！

面接を辞退したとしても、その会社と今後関わる可能性はゼロではありません。

もし関わる機会があったとしても、快く接することができるように、マナーをしっかり守って誠実な対応をしましょう。

面接の辞退は、決して悪いことではありません。

ですが、重要な決断だと思うので、「本当に辞退していいのか」ということもしっかりと考えてみてくださいね。

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