就活のメール返信の不安を解決!メールマナーや例文を確認しよう

就職活動をおこなっていくなかで、

「普段はLINEを使うから、そもそもメールの送り方がわからない」
「自分の送ったメールに失礼がないか不安」

といったように企業からのメールの返信で悩んでいる方も多くいるのではないでしょうか?

メールの返信で失敗し、あなたの印象が悪くなってしまえば、そのまま不採用という結果につながってしまいかねません。

就職活動で内定を獲得していくためにも、メール返信のマナーはぜひ覚えておきたいものです。今回の記事では、社会人になっても必要なメールの基本マナー就活のメールで役立つ例文気をつけたい注意ポイントについてご紹介していきます。

この記事さえ読めば、就活でのメールの返信は自信を持ってできるようになります!

就活のメール返信で覚えておきたい基本マナー

まずは、企業の方にメールを送るときの基本的なマナーから確認しましょう。

24時間以内に必ず返信する!

メールの返信が早すぎることでマイナスの印象を持たれることはありません。

特に、友人や家族との連絡をLINEなどのSNSでとっている方は要注意です。

こまめにメールを見る習慣がないため、「メールはあとで返信しよう。」と考えていると、そのまま数日たってしまっていたという失敗をしてしまうかもしれません。企業の方からメールが送られてきたことに気付いたら、その場ですぐに返信しましょう。

また、イベントに参加した際や面接・面談をしてもらったあとのお礼メールも、早いほうがよいです。終わったらすぐにお礼のメール送りましょう。

返信のタイミングにも気をつけよう

メールは24時間以内に返信することが大切です。しかし、返信する時間にも注意しましょう。

会社のメールアドレスであっても、個人の携帯電話に通知がいくようになっている可能性があるうえ、深夜に返信してしまうと企業の方の迷惑になってしまいます。

そのため、必ず営業時間内に送るようにしましょう。
企業によって営業時間は異なりますが、午前9時から午後18時の時間帯であれば問題ないでしょう。また、休日も避けたほうがベターです。

もし、緊急の用事で深夜や休日に連絡を送らなければならなくなった場合は、

「夜分遅くに申し訳ございません」「お休みの日に失礼いたします。」といった文章を加えましょう。

件名なしはNG!必ず件名を入れよう

LINEなどのSNSにはないため、就職活動でメールを使うときに戸惑ってしまうことが多いのが件名です。件名はついつい忘れてしまいがちですが、学生側からメールを送るときには絶対に記入することを心がけましょう

件名は、それを見ただけで用件がわかることが重要です。

企業の方は、多いときには1日に何百通というメールに目を通しています。忙しい社会人の方がひとつひとつメールを開いて内容を確認するととても時間がかかってしまいます。そのため、件名を書くことは相手へのマナーとしても重要です。

「よろしくお願いします。」といった挨拶だけの件名や、「〇〇大学の△△です。」といった名前だけの件名では、どのような用件なのか伝わりません。件名だけで「誰からの」「どのようなメールなのか」が伝わるようにしましょう。

また、「〇〇大学の△△です。本日はーーのイベントありがとうございました。次回の選考についてご案内をお願いしたく連絡いたしました。」といった長すぎる件名も、途中で切れてしまうためNGです。

件名の例

一次面接の希望日程について(大学名・名前)

本日のイベントのお例(大学名・名前)

面接日程変更のお願い(大学名・名前)

 

なお、企業の方からのメールに返信を送る場合は、企業の方が書いた件名を変えたりせず、そのまま返信しましょう。

相手が読みやすいように改行しよう

メールの文章を作成するときは、相手が読みやすい文章を書くように心がけましょう。特に注意が必要なのは、改行です。

 

(悪い例)

お世話になっております。〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。貴社の選考を受けるにあたり、ご指示いただいたとおりエントリーシートを添付致しました。つきましては、添付ファイルをご確認頂きたく存じます。万が一、開けない等がありましたらご連絡ください。お忙しい中恐縮ではありますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

このように、改行せずにメールの本文を書いていってしまうと、非常に読みにくい文章になってしまいます。

1文ずつ改行する必要はありませんが、ひとつのまとまった内容ごとに改行すると読みやすいでしょう。また、適宜1行分のスペースを開けて書くと、とても読みやすいメールが完成します。

(良い例)

  • お世話になっております。
    〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。貴社の選考を受けるにあたり、ご指示いただいたとおりエントリーシートを添付致しました。つきましては、添付ファイルをご確認頂きたく存じます。万が一、開けない等がありましたらご連絡ください。お忙しい中恐縮ではありますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

就活メールの構成と例文5選!

就活に限らず、どのようなメールであっても基本的な構成は【宛名・あいさつ・内容・締め・署名】です。

まずは、メール本文の冒頭に宛名をつけます。

LINEなどのSNSでは宛名をわざわざ入れることがないためメールでは宛名を忘れないように注意しましょう。

企業の方に送る場合は、「会社名・部署名・名前」を書くのが一般的です。また、会社名・部署名ごとに改行すると見やすいでしょう。会社名は(株)などと略さず、正式名称を書きます。

件名に自身の名前を入れていたとしても、あいさつではあらためて自分の名前を書きます。件名では大学名のみを書くことが一般的ですが、本文では、学科名まで書きましょう。

 

メールで伝えたい内容を書いたあとは、署名を書きます。

署名欄では、【自分の名前・学校・学部・学科名・学年・電話番号・メールアドレス】を記載しますが、署名であることがわかるように、「ーーーーー」のような棒線を上下に引いておくと良いでしょう。

メールには毎回署名をつけることになります。コピー&ペーストで貼り付けられるように事前に作成しておきましょう。

 

(署名の例)

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@@@@(名前)

〇〇大学△△学部==学科3年

電話:000-0000-0000 

メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

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面接日を調整するときに送る返信メールの例

(件名)送られてきたものを変更せずに送信

 

株式会社◯◯
人事部
ーーーー様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。

面接日程のご連絡をくださり、本当にありがとうございます。
ーー様が送ってくださった日程の中から、

●月●日(●)●時〜●時

でしたら可能なのですが、お願いできますでしょうか。

お忙しいなか申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。

================

@@@@(名前)
〇〇大学△△学部==学科3年
電話:000-0000-0000
メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

================

面接の日程を変更したい時に送るメールの例

(件名)面接日程変更のお願い(大学名・名前)

 

株式会社◯◯
人事部
ーーーー様


お世話になっております。
〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。


_月_日_時より約束しておりました面接についてですが、約束の日時に貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きます。

大変申し訳ないのですが、
もし可能であれば、以下の日程の中で
面接を再調整頂けないでしょうか。
【1】 _月_日(_)_時〜_時
【2】 _月_日(_)_時〜_時
【3】 _月_日(_)_時〜_時

のちほどまた改めてお電話させて頂きます。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討頂きますよう、よろしくお願い申し上げます。

================

@@@@(名前)
〇〇大学△△学部==学科3年
電話:000-0000-0000
メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

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OB訪問後に送るお礼メールの例

(件名)本日のOB訪問のお例(大学名・名前)

株式会社◯◯
営業部
ーーーー様

お世話になっております。
本日_時よりお話をさせて頂きました
〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。

本日はお忙しいなか、OB訪問を引き受けてくださりありがとうございました。

ーー様のお話を聞いて、〜〜〜〜〜〜について理解を深めることができ、貴社で仕事をしたいという思いがさらに強くなりました。

取り急ぎ、本日のOB訪問のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
本日はお時間をいただきありがとうございました。

================

@@@@(名前)
〇〇大学△△学部==学科3年
電話:000-0000-0000
メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

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ES・履歴書などを添付したメールの例

(件名)履歴書の提出について(大学名・名前)

株式会社◯◯
人事部
ーーーー様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。

貴社の選考を受けるにあたり、ご指示いただいたとおり履歴書を添付致しました。つきましては、添付ファイルをご確認頂きたく存じます。

万が一、開けない等がありましたらご連絡ください。

お忙しい中恐縮ではありますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

================

@@@@(名前)
〇〇大学△△学部==学科3年
電話:000-0000-0000
メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

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選考辞退を伝えるときに送るメールの例

(件名)選考辞退のご連絡(大学名・名前)

株式会社◯◯
人事部
ーーーー様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部==学科の@@@@と申します。

大変申し訳ございませんが、諸般の事情により貴社の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

また、メールでの連絡となってしまったことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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@@@@(名前)
〇〇大学△△学部==学科3年
電話:000-0000-0000
メールアドレス:wanabi@×××××.ne.jp

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要注意!就活のメールを送る時の4つのNGポイント

最後に、就活で企業にメールを送るときに気をつけておきたい4つのNGポイントをご紹介します。

間違った敬語の使用はNG

「アルバイトで敬語を使っているし大丈夫でしょ」
「敬語って、ですとかますをつけばいいんだよね?」

と考える就活生も多くいますが、敬語は意外と間違って使ってしまいがちです。

 

今回は、メールでよく使う間違った敬語表現をご紹介します。企業の方に送るメールのなかで使ってしまっていないかチェックしてみてください。

 

間違い)すみませんが
正しい)申し訳ございませんが 恐れ入りますが

間違い)了解です。了解しました。
正しい)かしこまりました。承知しました。

間違い)御社(面接などの口頭で使用)
正しい)貴社(メール、書面などで使用)

間違い)よろしかったでしょうか
正しい)よろしいでしょうか

間違い)見ました。
正しい)拝見しました。

間違い)させていただきます。
正しい)いたします。

会社名や個人名の間違いはNG

絶対にやってはいけないのが、会社名や個人名を書き間違えることです。

会社名は、省略したりせず正式名称を書きましょう。その際、株式会社は前にあるか後ろにあるかや、何が漢字で何が平仮名かなどもホームページや資料で確認しておけば安心です。

また、個人の名前にも十分注意しましょう。会社名の個人名の誤りは、失礼にあたってしまうだけでなく、会社への熱意がないと思われてしまう危険性もあります。

万が一、メールを送信後に誤りに気がついてしまった場合はすぐに訂正し、謝罪のメールを送りましょう。

さらに、うっかりやってしまいがちなのは、他の会社に送ったときのメールをもとにメールの文章を作ったために、本文に他の会社の名前が残ったままだったという失敗です。他のメールからコピーしたときには、必ず間違いがないか確認しましょう。

個性的すぎるメールアドレスはNG

小さいときに作った個性的なメールアドレスや好きなタレントの名前を入れたメールアドレスなどは避けましょう。

個性的すぎるメールアドレスは、ビジネスの場にふさわしいとはいえません。大学のメールアドレスがある場合はそちらを利用しましょう。大学のメールアドレスがない場合は、「名前+誕生日」のような、シンプルでビジネスの場にふさわしいメールアドレスを作成しておくことをおすすめします。

絵文字・顔文字などの使用はNG

絵文字などの装飾はもちろんビジネスの場にふさわしくないためNGです。重要な点を強調したいとしても色文字や太字の使用も避けましょう。文字化けしてしまう危険性があるためです。

(笑)や(汗)も使用しません。ついうっかり使っていないか、メールを送信する前に必ず確認しましょう。

まとめ

今回の記事では、不安を抱える就活生も多いメールの返信についてご紹介してきました。

就活において、企業の方とメールで連絡することは避けることができません。また、メールの書き方やマナーは社会人になってからも必要不可欠な知識であるため、ぜひ覚えておきましょう。

メールの返信は早すぎて悪いことはありません。気がついたらその場で、遅くても24時間以内に返信することを心がけてください。また、件名をつけたり、改行をしたりすることも重要でした。

敬語や会社名・個人名などは意識していてもうっかり間違ってしまうこともあるため、メールを送信する前に確認しておきましょう

今回の記事でご紹介した例文を参考に、企業の方にメールを送れば、メールがきっかけであなたの印象が悪くなってしまうことはありません。

企業の方と堂々とメールでやりとりできるようになれば、あなたも内定を獲得し素敵な社会人になれる日も近いはずです!