就活は封筒で差をつける!封筒選びや宛名の書き方、マナーを一挙解説

就活時、履歴書やエントリーシートなど、各種書類を企業に送るための必須アイテムが封筒です。

最近ではメールに代表されるオンラインツールが普及してきています。

便利なため、就活生とのやりとりに活用する企業も増えていますが、応募の必要書類は手書きの封筒に入れて送るのが主流となっており、ルールやマナーに沿った書き方をする必要があります。

普段からあまり封書になじみがない場合は、どんな封筒を選べばよいのか、どのように書けばよいか、戸惑うのが正直なところではないでしょうか。

そこで今回は、封筒の選び方や書き方郵送時のマナーなど、就活に必要な封筒の作成方法を解説します。

ぜひ参考にして、一歩も二歩も差がつく就活ライフを送って頂ければと思います。

封筒・ペン・切手の選び方

ここでは、封筒を作成するための必須ツール『封筒・ペン・切手』の選び方を解説します。

封筒の選び方

封筒は中身が透けにくく、絵柄や模様などの入っていない『無地』のものにしましょう。

サイズは角形2号もしくは角形A4を使おう

書類が折れ曲がらないよう、そのままのサイズが入る『角形2号』や『角形A4』を選びます。

市販の履歴書セットには、書類を折って入れるタイプの『長形3号』もしくは『長形4号』が入っていますが、これらはアルバイトなどに使用される傾向があります。

就活用にはあまり適さないため、選択肢から外しましょう。

茶色ではなく白を選ぼう

「書類を入れるなら茶色の封筒に入れるのでは・・」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、履歴書やエントリーシートを送る封筒は白にしましょう。

茶色は社内の事務書類など、企業が簡易的な目的で使用することが多いため、就活などの求人応募にはあまり適さないとされています。

ペンの選び方

ペンにも選び方があります。選択したペンが原因で応募の締め切りに間に合わず、選考してもらえないといった事態にならないよう、正しいポイントを押さえましょう。

黒の油性ペンで書こう

ペンは黒ペンを使用します。紺や青などはふさわしくありません。

また水性だと、雨などで文字が滲んで宛先や企業名などの情報が見えにくくなり、届かないことがあるため、油性を選ぶことをおすすめします。

他にも、最近利用されるようになってきた『書いて消せるタイプのボールペン』も、使用を控えるべきです。

便利で使い勝手がよく、特に問題ないように思うかもしれません。

ですがこのタイプのペンは、温度の変化によって消える特殊なインクを使用しているため、消えてはいけない封筒の宛名や履歴書などには不向きなのです。

また消せることから、改ざんされる危険性もあります。このため、消せるペンは選択肢から外しましょう。

ペンの太さは1ミリが理想

封筒が角形の場合、細い文字で書くと小さく読みづらくなりがちです。かといって太いペンでは逆に威圧感や幼稚な印象を与えてしまう場合があります。

そこで、ペンの太さは半角の1ミリか、大きいものでも1.6ミリ程度のものにしましょう。

参考までに、サインペンでいうと「細」や「中」が該当しますので、覚えておいてください。

切手の選び方

封筒に貼る切手も、何でも良いというわけではありません。以下でご紹介する点に気をつけて選ぶことが大切です。

普通切手を選ぼう

記念切手やキャラクター切手などは就活にはふさわしくありません。切手の柄はビジネスシーンにふさわしい普通切手を選択してください。

2枚以内に収まるように選ぼう

手元にあるからといって、少額の切手を何枚も貼って郵送するのは「大雑把な人」、「丁寧さに欠ける」といった印象を企業に与えてしまうため好ましくありません。

そのため、切手は2枚以内に収まるような選び方をしましょう。

封筒の書き方

封筒にも、表面と裏面でそれぞれに書き方がありますので、しっかりとポイントを押さえましょう。

※封筒記入例

参照元:就活応援ブログ

表面編

表面には企業の『送付先住所』『企業名』『部署名』『担当者名』『応募書類在中』もしくは『履歴書在中』を書きます。

担当者名が分からない場合は、部署名の下に『ご担当者様』をつけても大丈夫です。

郵便番号は正確に書こう

意外と見落としがちなのが郵便番号です。未記入で送ってしまわないように注意が必要です。

万が一、記入が漏れてしまったり間違えたりしていても、住所で判別して届けてもらえることがありますが、選考する側にはあまり良い印象を与えません。

こうしたことから、郵便番号もきちんと調べて書きましょう。

住所は略さず書こう

住所は番地やビル名まで略さず正確に書きましょう。

また住所が2行に渡る場合は、2行目は1行目より段を下げて書きましょう。

会社名には「御中」をつけよう

会社名には『御中』をつけましょう。また担当者名が分からない場合は、担当部署の下につけても大丈夫です。

「応募書類在中」は必ず明記しよう

履歴書だけを入れる場合は『履歴書在中』でも問題ありませんが、エントリーシートなど、複数の書類が必要な場合は『応募書類在中』と記入しましょう。

赤い四角で囲うことが多いですが、赤い「」で囲っても大丈夫です。

裏面編

裏面には、『住所』『氏名』そして『郵送する日付』を記入し、封筒を閉じる部分に封字を入れます。

住所は略さず書こう

自分の住所も略さず書きます。位置は真ん中の継ぎ目の右隣に書きましょう。

氏名は住所より大きめに書こう

住所の左隣には氏名を書きます。住所より大きめに書きましょう。

氏名の右横に、学校名と学部を書くことも忘れないようにします。

発送日を書こう

左端には発送日を明記します。日付は漢数字で書きましょう。

郵送の場合は発送日を、面接時に持参する場合は面接日を書きます。

封字を入れよう

封筒の蓋にあたるのりづけの部分には『〆』の封字を入れましょう。

こちらも意外と忘れることが多いので注意が必要です。

封筒を郵送する際のマナー

ここでは、封筒を郵送する際の注意点やマナーを解説します。

字は丁寧に書こう

当然ですが、字は丁寧に書きましょう。

「あまり字に自信ないしなあ…」と思う方も、丁寧に書くことで企業の担当者に好印象を与えるだけでなく、志望する真剣さが伝わる良いチャンスにもなります。

切手の料金不足は厳禁

こちらも当然ですが、切手は料金不足にならないようにしましょう。

切手が不足していると差出人に返送されるか、受取人である企業へ不足分の徴取が発生してしまいます。

返送の場合は再度送る手間で済みますが、企業が不足分を立て替えた場合は、企業に迷惑がかかるだけでなく、悪印象を与えてしまいます。

また料金不足と同様に、切手の料金超過も避けましょう。

多めに貼って送れば問題ないように思うかもしれませんが、企業側には「コスト低減の意識がない」「大雑把」といった印象を与えてしまいます。

多くの企業が今や「コスト削減」を意識するなかで、これは大きな傷手です。

不安な場合は郵便局の窓口で計量してもらい、正しい金額の切手を貼って送るようにしましょう。

切手はまっすぐに貼ろう

せっかく宛先や企業名などをきちんと書いても、切手が斜めに貼られていると見た目が台無しになってしまうため、切手はまっすぐ綺麗に貼りましょう。

細かいようですが、こうした部分にも気をつけたいところです。

期限に間に合うように発送しよう

応募書類は、期限期限を考えて余裕をもって発送するのがベストですが、不安な場合は速達を利用することをおすすめします。

確実に送りたい場合は、郵便局の窓口に出しましょう。到着日などの詳細を教えてもらうこともできますし、何より安心できます。

添え状を同封しよう

書類を送付する際は、『添え状』を同封しましょう。

添え状は、送る書類の目的や書類の種類、枚数などの詳細を明記したもので、挨拶代わりの一面を持っています。

最近ではWEB上でいくつかテンプレートが入手できるので、検索して利用すると良いでしょう。

書類はクリアファイルに入れよう

書類はクリアファイルに入れて送ることをおすすめします。郵送中に封筒が雨などで水に濡れてしまった場合でも、書類を守ってくれる役割があります。

色は乳白色か透明なものを選びましょう。

入れる際は「添え状、履歴書、エントリーシート、その他の書類」の順番で、封筒の表面を上にして入れましょう。

封筒から中身が透けていないか確認しよう

封筒は中身の透けないものを選びましょう。

安価なものだと透けやすい傾向があります。たかが封筒と侮らず、就活に適したものを選びましょう。

のりしろでしっかりと閉じよう

書類を入れ終わったら、のりしろでしっかりと閉じましょう。間違ってもテープで貼るようなことはないようにしてください。

封筒によっては、あらかじめのりが貼られているタイプのものもありますが、はがれる不安がある場合は、さらにのりでしっかり貼って送ることをおすすめします。

知っておくと役立つ3つのポイント

ここでは、就活で書類を郵送する際に知っておくと役に立つポイントを3つご紹介します。

手渡しの場合は宛先、宛名は不要

履歴書やエントリーシートなど、就活の必要書類を郵送ではなく、直接持ち込む場合があります。

この場合は宛先を明記する必要はありません

封筒の表面に「応募書類在中」とだけ明記し、裏面には自分の住所・氏名・提出年月日を記入しましょう。

また面接の際、すぐに書類を出し入れすることができるようにのりづけせずにしていることで、スムーズな対応が可能となり、企業側にも好印象を与えます。

封筒に貼るのりはスティックのりがおすすめ

封筒に貼るのりですが、水のりはふやけてしまうため、スティックのりを使用しましょう。

スティックのりがない場合は、両面テープでも大丈夫です。

ただし、セロハンテープは絶対にやめましょう。見た目が汚いだけでなく、応募先の企業へ届く前にはがれてしまうことがあり、就活用の封筒にはふさわしくありません。

メール便ではなく郵便で発送する

ここ近年宅配業者によるメールサービスが登場し、翌日配送などの便利さや手軽さから、企業を中心に利用されるようになってきました。

そんな便利なメールサービスですが、実は気をつけなければならないことがあります。

それは、メール便を送れる書類が「信書」以外に限られるということです。

「信書」とは手紙や書簡など、意思を伝える書面のことをいい、就活の書類もこの「信書」にあたります。

「信書」は、郵便以外の手段、例えばメール便で送ると郵便法の違反対象になってしまいます。

こうしたことから、就活の書類を送る際は、通常の郵便サービスを利用しましょう。

まとめ

ここまで、就活で使用する封筒の作成方法について解説してきました。

就活の必要書類を送る、と一言で言いますが、使用する封筒や切手、ペンを正しく選び、書き方やマナーをしっかり押さえることが必要だと分かっていただけましたか?

就活で使用する封筒は、就活生であるあなたをそのまま映すものです。

ここでご紹介した方法を参考に、正しく封筒を作成・郵送することで、ライバルに差をつけましょう。

おすすめの記事