【成績証明書は内定に影響なし】発行・提出時の注意点もご紹介

「大学の成績があまりよくないんだけど、もしかして成績証明書を見て落とされる?
「今さら成績は変えられないし、どうしよう」
「もっと真面目に試験を受けておけばよかった」

わたしも就活生のとき、同じように悩んでいました。

実は、成績証明書の中身はほとんどの場合、選考には直接影響しません

というのも、成績証明書は卒業できるかどうかの確認や大学での専攻の確認のために使われるからです。

ただし、成績証明書を求められるタイミングによっては一部、選考に影響する場合もあります。

今回の記事では、

  • 提出のタイミングによっては選考に影響もある
  • 成績証明書を発行するときの注意点
  • 成績証明書提出時のポイント

などを解説していきます。

成績は基本的に影響しない!ただし、提出のタイミングによる

書類を確認する人

すでにお伝えしたとおり、成績証明書の内容は、基本的に選考には影響しません。

ただし、提出が求められるタイミングによっては一部影響するかもしれません。

内定前に提出を求められた場合は選考に一部影響する

  • エントリーシートと一緒に成績証明書の提出を求められた
  • 面接のときに、成績証明書を持ってくるよう指示されている

このような場合は、あなたの成績が選考の「参考値」とし見られている場合があります。

エントリーの段階で求められる場合は足切りの意味

エントリーシートの段階で提出を求められる場合は、足切りの意味を兼ねているかもしれません。

有名な企業であれば、1万通以上のエントリーシートが届きます。限られた時間のなかですべてのエントリーシートに目を通して吟味するのは厳しいので、成績証明書の値を参考に、そもそもエントリーシートを読むか読まないかのラインを設けているのです。

3年生になった現在、足切りとして使用されてしまう場合は、どうしようもありません。

選考時に成績を重視しない企業はたくさんあるので、切り替えて他の企業の選考対策に注力しましょう。

選考途中で求められる場合はエピソードが重要

面接で会社に伺うときに成績証明書を持ってくるよう指示があった場合は、面接中に成績証明書の内容を問われる場合があります。

必ず、自分の成績を把握し、答えられるようにしておきましょう。

もし、あなたのGPAがあまり高くなくても、アルバイトやサークルに注力したなどの理由があるはずです。

学費と家賃をアルバイト代でまかなっており、在学中は居酒屋でのアルバイトに注力しており、大学1年時はアルバイトとの両立がうまくいかず、いくつか単位を落としてしまいました。しかし、2年以降は履修の段階で、あえて授業を受けない空きの時間を作り、休憩を挟むことで脳をリフレッシュさせ、ひとつひとつの授業に集中しました。1年生のときに単位を落とした関係で、GPAは低くなってしまいましたが、2,3年では単位をひとつも落とすことなく、来年には必要単位数をすべて取得できる見込みです。

このように、成績不良も、理由や改善内容を具体的に話せば、勤勉な印象を持ってもらうことができるかもしれません。

内定後は、卒業できるかの確認程度

企業から内定をもらったあと、内定承諾書などと一緒に成績証明書の提出を求めてくる企業もあります。

この場合、成績次第で内定取り消しを受けることは、基本的にはないので安心してください。

企業は、学生が予定通り次の4月で卒業できるのかを確認するためや、大学での専攻内容によって配属を検討するために、成績証明書の提出を求めているのです。

ただし、

  • 留年してないって言っていたけれど、本当は留年していた
  • 本当は単位が足りておらず、卒業が見込まれていない

といったことが発覚した場合は、取り消しを受けてしまうことも。

選考を受けるうえで隠しておきたいことかもしれませんが、バレてしまうので、嘘は厳禁です。

成績証明書を発行する時の注意点

証明書

成績証明書って、とりあえず大学に行けば貰えるんだっけ?

と考えている方は要注意!

成績証明書の発行方法は。大学によっても異なりますが、時間帯によっては発行ができないこともあります。また、企業から求められている提出の方法も、発行前に確認しておきましょう。

大学の窓口で発行する方法

成績証明書は

  • キャリアセンターや学生課の窓口
  • 自動発行機

のいずれかで取得できます。

申し込み用紙を提出するなど、申請方法は大学によって異なるので、わからない方は窓口に尋ねてみてください。

発行する際、大学によっては学生証が必要です。また、200円〜400円程度の手数料が必要になることもあります。

また、発行可能な時間が決まっている場合があるので注意しましょう。

私の大学では、平日の10時から17時までと決まっていました。特に、自動発券機なら土日でも可能だろうと思い大学に行ったものの、取得できなかった経験があります。

大学のホームページに、発行できる時間帯は載っているはずです。必ず確認しておきましょう。

注意点として、大学の窓口で発行する場合、成績証明書をもらうまでに数日〜1週間かかることがあります。
提出期限に間に合わないことがないよう、遅くとも1週間前には申請するようにしましょう。

コピーはNG!必ず原本を確認しよう

成績証明書は、大学から発行された原本を提出するようにしましょう。
成績証明書をコピーしたものは正式な書類と見なされず、場合によっては都合のいいように書き換えたものと疑われるリスクもあります。

「何度も大学に行って発行するのは面倒くさいな」という方は、発行する際に少し多めにもらっておくのがおすすめです。

成績証明書には有効期限はありませんが、発行してから3ヵ月以内のものが適切です。

そのため、3ヵ月以上前に発行されたものしか手元にない場合は、再度発行しにいきましょう。

封NG?必ず指示を確認しよう

企業によっては、

封はせずに持ってきてください

など、提出方法の指示があることも。

成績証明書を発行する場合、大学側は封筒に入れ、封をした状態で渡してくれる場合もあるので、事前に確認が必要です。

提出方法がよくわからない場合は、

「企業からこのように言われているのですがどうすればよいでしょうか?」

といって大学職員にメールなどを見せるのもひとつの手です。

手渡しで成績証明書を提出する場合のポイント

書類を手渡しする女性

成績証明書の提出方法として、手渡しで直接提出する方法と、郵送で提出する方法があります。

ここでは、手渡しで直接、成績証明書を提出する際の注意点をお伝えします。

①封筒に入れるときはクリアファイルに入れよう

成績証明書は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマストです。
そのままの状態で封筒に入れてしまうと、持ち運ぶ途中で折れやすくなりますし、雨に濡れてしまうかもしれません。

ただし、ここで注意して欲しいのが、大学から成績証明書を封筒ごと受け取った場合です。
この場合は、絶対に封筒を開けないでください。
もし開封してしまうと、企業から書類の改ざんを疑われてしまう可能性があります。

企業から指示がある場合を除き、封筒ごと送るようにしましょう。

②相手が読める向きに変えて、両手で丁寧に渡そう

  • 片手で渡す
  • 自分向きのまま渡す
  • どこかを向いたまま渡す

これらは絶対にNGです。

就活では常に、相手に読みやすい方向に向きをかえ、両手で手渡しするようにしましょう。

郵送で成績証明書を提出する場合のポイント

郵便局のイラスト

郵送で成績証明書を提出する場合は、特に注意が必要です。

書類送付にはマナーがあり、守れていないと「マナーすら勉強していない子なのか」と、マイナスな印象を抱かれてしまうかもしれません。

①【テンプレ付】送付状をつけよう

郵送で提出する場合、送付状をつけるのは大切なビジネスマナーです。

ただし、1から作成する必要はありません。以下のテンプレートをコピーして、必要箇所のみ記入しましょう。

Wordなどに貼り付けて印刷するだけで、送付状は完成します。

令和◯◯年◯◯月◯◯日

株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〜年
氏名(ふりがな)
住所:〒123-4567
東京都〜〜〜〜 1-1-1
(マンション・アパート名)◯号室
電話番号:090-××××-×××××
メールアドレス:〜〜〜〜@〜〜

選考応募書類の送付につきまして

拝啓

時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

私は、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〜年の(氏名)と申します。

この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたします。

ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

・成績証明書 1枚

・(その他同封する書類)

以上

②クリアファイルに入れ、角2の白封筒で郵送しよう

手渡しのとき同様、郵送の場合もクリアファイルは必須です。

成績証明書の封筒をクリアファイルに入れ、角2の白封筒で送ります。

長3型など、折らないと用紙が入らない封筒はNG。就活で使用する封筒は基本的に角2なので、複数枚入っているものを用意しておくと、色々なときに使用できます。

また、茶封筒でも問題はありませんが、白い封筒の方がフォーマルであり、宛名も見やすいので白がおすすめです。

郵送する際は、封筒の表面左下に赤いペンで「成績証明書在中」と記載してください。

「成績証明書在中」と書いたあとは、文字を赤い四角かカッコで囲みましょう。

封筒の書き方はこちらの記事でも紹介しているので、参考にしてみてください。

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切手代は120円

A4サイズの書類が入る角2封筒は「定形外郵便物」の扱いで、

  • 50g以内:120円
  • 50g~100g:140円

の切手代がかかります。

書類数枚程度であれば、50gを超えることはありませんが、心配な場合は切手を貼らずに郵便窓口へ持っていきましょう。

重さを測って適当な切手を貼り、そのまま集荷に出してもらえます。

また、締め切りが近い場合は速達で送ることも可能です。速達は、上記料金+260円で送ることができます。

発送が間に合わないときは企業に連絡しよう

やむを得ず期限までに提出できない場合は、早めに企業に連絡するようにしましょう。

電話での連絡がベストですが、営業時間外や人事と連絡が取れない場合はメールでもOKです。

人事に連絡をする際は、謝罪を述べた上で

  • 期日までに提出できない理由
  • いつまでに提出できるのか

を伝えましょう。

成績証明書の選考への影響は少ないが、提出マナーには注意しよう

成績証明書の内容だけ合否が決まることは基本的にありません。

ただし、成績証明書を発行や提出にも意外と気をつけることがたくさんあります。

  • 発行時は料金や営業時間を事前に調べておく
  • コピーはNG
  • 郵送でも手渡しでも、クリアファイルは必須
  • 手渡しの場合は両手で丁寧に渡す
  • 郵送の場合は角2の白封筒

以上のことを守って、期限には余裕を持って提出しましょう!