【例文】内定承諾は即レスが基本!電話・メールでの連絡方法を解説!

就職活動を頑張った結果として、内定をもらえたらとてもうれしいですよね。

しかし、実際に内定をもらって承諾の連絡をするときになると

「どうやって内定承諾の連絡をすればよいの?」
「どのようなことに気をつければよいかわからない……」

と思ってしまう就活生も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、内定承諾の連絡の仕方や、気をつけるポイントを紹介します!
内定を承諾するか決めきれない場合の連絡方法も紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

森 実咲
内定承諾の連絡にも実はマナーがあるんです!
内定後でも雑にならず、丁寧に対応しましょうね!
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内定承諾はメールと電話、どっちがよいの?

電話をしている就活生

内定承諾を企業に連絡する場合、電話とメールで連絡する方法があります。

結論から言うと、どちらでも大丈夫です。

一般的なビジネスマナーとしては、重要な連絡は直接か電話でするとされていますが、内定承諾の場合は企業の連絡方法に合わせるのが無難でしょう。企業からの内定通知が電話なら電話、メールならメールで返せば問題ありませんよ。

もし企業の方にメンターなどとしてサポートしてもらっていて、特定の人にお礼を言いたい場合は電話で連絡したほうが喜ばれるかもしれません。

メールだから印象が悪くなることはないので、どちらで連絡しても大丈夫ですよ。

内定承諾をする前に確認する3つのこと

CHECK!の文字とペン

内定を承諾するということは、基本的にはその企業に入社する意思があると思われ、企業側はあなたが入社をしてくれる前提で準備を進めます。

そのため、入社を迷っている場合、安易に内定承諾をするのはおすすめできません

ここでは、内定承諾をする前にしっかり考えてほしい3つのことを紹介します。
これら全部に納得し、入社する気持ちが固まってから内定承諾の連絡をしてくださいね。

労働条件に納得しているか

就職する企業を決めるうえで、労働条件はとても重要です。

  • 休みは固定かシフト制か
  • 有休はあるか
  • 福利厚生はしっかりしているか

など、あらためて労働条件を見直してみましょう。

もし就活をしているときには気がつかなかった懸念点が出てきたら、内定承諾をする前に人事の方に相談してください。

「入社してみたら、思っていた労働条件と違ったから辞める」とならないように、内定承諾前にしっかり確認しましょう。

その企業に対して不安感はないか

労働条件だけでなく、入社に対して何か不安がある場合は、まだ内定承諾をしないほうがよいでしょう。

現段階で「雰囲気が合わなそう」などの不安を持っていると、入社後にやっぱり合わなかったという場合が多いです。

このように、不安の内容がどのようなものであっても、入社後に辞めたいと思う原因の多くはその不安から生じています。

入社前の不安は、早めに人事の方に相談して解消するようにしてくださいね。

本当に就職活動を終了してもよいか

先ほどもお伝えしましたが、内定承諾はその企業に入社の意思を伝えるということです。
そのため、その企業で就職活動を終わらせてもよいか、もう一度自分に問いかけてみてください。

「就活したくないから」という理由で適当に内定承諾をしてしまうと、入社後に後悔することになるかもしれません。

今までの自己分析やあなたのなりたい姿を考えて、本当に働きたい会社なのかを考えてから内定承諾をするようにしましょう。

電話で内定承諾の返事をする際のマナー

スマートフォンを持ってガッツポーズをする就活生

内定承諾をする意思が固まったら、いよいよ企業に承諾の連絡をしましょう。

まずは電話で連絡する際のマナーを紹介します。
「急いで返事をしなきゃ!」と焦ってしまってマナー違反にならないように、しっかり確認しましょう。

営業時間内に電話をかける

ビジネスマナーの基本ですが、何か連絡をする際は相手の営業時間内に連絡をしましょう。

内定通知の連絡の当日に折り返すことは大切ですが、早朝や深夜の場合はマナー違反です。

もし連絡を確認したのが営業時間後だった場合は、

  • 当日の折り返し連絡が難しいこと
  • 明日以降にまた連絡をすること

これらをメールで送りましょう。
そうすれば、当日に連絡がなくても企業側が不安になることもないですよ。

静かで落ち着いた空間で電話する

電話をする環境も気をつけましょう。

外出先や駅のホームなど、周囲の音が騒がしい環境での連絡は避けてください。電波状況が不安定になりやすい移動中なども避けたほうがよいでしょう。

また、電話の内容が周囲の人に漏れてしまう環境も好ましくありません。
社会人の情報セキュリティのマナーとして考えると、自分の内定承諾の話とはいえ、何が機密情報かわかりませんよね。

電話をかける際は、周りに人がいない静かな場所を選んでくださいね。

担当者が不在の場合は予定を確認して折り返す

電話をかけたときに、人事の方が不在の場合があります。
その場合は、何度もかけるのではなく、こちらから担当の方の予定を聞きましょう

担当の方の予定と照らし合わせて、当日の連絡が難しそうだったときは、メールでその旨と内定承諾の連絡をしても構いません。

電話での連絡にこだわらなくても大丈夫なので、臨機応変に対応しましょう。

電話で内定承諾するときの例文を紹介!

電話で連絡する際は、以下のような流れでおこないましょう。

内定承諾をする場合の例文

人事:はい、株式会社△△△△です。

自分:私、内定の連絡をいただきました〇〇大学の〇〇と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

人事:はい、私が□□です。

自分:このたびは内定をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。

人事:ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

自分:入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力してまいりますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

人事:こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。

自分:お送りいただきました書類につきましては、×月×日までに郵送させていただきます

人事:ありがとうございます。お手数ですが、よろしくお願いいたします。

自分:突然の電話でお時間を頂戴して申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。

人事:失礼いたします。

内定承諾の書類などがまだ送られていない場合は、人事の方から案内があると思うので、メモの準備も忘れないようにしてくださいね。

内定承諾を迷っている場合

他の企業と迷っていて当日に答えが出せない場合でも、その状況を必ず連絡しましょう。
連絡をしないと、内定承諾の意思がないと思われて、内定取り消しになる可能性があります。

企業としては連絡がないことが1番不安なので、迷っていることと、いつまでに決められるかを伝えましょう。

内定承諾を迷っている場合の例文

人事:はい、株式会社△△△△です。

自分:私、内定の連絡をいただきました〇〇大学の〇〇と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

人事:はい、私が□□です。

自分:お世話になっております。先日、内定通知を頂いた〇〇〇〇です。このたびは内定のご連絡、誠にありがとうございます。
すぐにでも承諾の返事をすべきですが、他にも選考中の企業が複数あり、そちらの返事を聞いたうえで、最終的に判断したいと考えております。
◯月◯日(◯)までには返事できると思いますが、そこまでお待ちいただくことは可能ですか。

人事:かしこまりました。連絡お待ちしております。

自分:このたびは、こちらの事情で申し訳ありません。なるべく早くご連絡いたします。何卒よろしくお願いいたします。

これだけは押さえて!内定承諾メールで気をつけるポイント

パソコンを打つ女性

次に、メールで内定承諾の連絡をするときのポイントを紹介します。

なるべく早く返信する

電話のときと同様に、確認したらなるべく早く返信をしてください。遅くとも連絡がきた当日には何かしら返信をするようにしましょう。

メールだと、届いていることに気が付かないことも多いですよね。
返信が夜になってしまった場合は、「夜分遅くに申し訳ありません。」と一言加えて返信しましょう。

件名は変更せず返信する

人事担当者は、毎日仕事に関わるさまざまなメールを受け取っています。
そのため、件名を変更してしまうと、担当者は自分の送信履歴からそのメールを遡る手間ができてしまいます。

内定承諾の連絡をする際は、件名はそのまま、本文も引用で残したまま返信をするようにしましょう。

内定に対するお礼を忘れずに

最後に、これは連絡方法に問わずですが、内定をいただいたことへの感謝は必ず伝えましょう。

言葉が長くなりすぎないように、「このたびは、内定のご連絡をいただきありがとうございます。」など、簡潔な表現で伝えてください。

内定をいただけたことに感謝して、丁寧に対応しましょうね。

内定承諾メールの例文を紹介!

内定承諾メールの必須項目は、この4つです。

  • 宛名
  • 自分の名前
  • 内定へのお礼
  • 結びの言葉
  • 署名

全体的に、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。

件名:Re:(元の件名)
株式会社○○ 人事部
採用担当○○様大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。このたびは内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をお受けしたく思います。内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。4月より貴社の一員として活躍できるよう、努力して参ります。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。―――――――――――――――
名前(ふりがな)
○○大学○○学部○○学科○年
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:○○○@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

内定承諾を迷っている場合

メールでも、内容は電話のときとほとんど変わりません。
迷っている状況と、何日までに答えが出せるのかを伝えましょう。

件名:Re:(元の件名)
株式会社○○ 人事部
採用担当○○様大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。すぐにでも承諾の返事をすべきですが、
他にも選考中の企業が複数あり、
そちらの返事を聞いたうえで最終的に判断したいと考えております。〇〇月〇〇日(〇)までにはお返事できると思いますが、そこまでお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらの事情で誠に恐縮ですが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。―――――――――――――
名前(ふりがな)
○○大学○○学部○○学科○年
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:○○○@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――

まとめ:内定承諾の連絡は即レスが基本。丁寧な対応を心がけよう!

今回は、内定承諾の連絡の仕方と、それぞれのポイントについて紹介しました。

電話でもメールでも、内定を承諾することとお礼は必ず伝えるようにしましょう。

また、承諾に悩んでいる場合は、悩んでいて答えが出せないことと何日なら答えが出せるという期限も提示してください。

就活を頑張った結果としてもらえた内定なので、第一志望じゃなくとも、丁寧に感謝の気持ちを忘れずに対応しましょうね。

最後までお読みいただきありがとうございました!

森 実咲
内定承諾をして就活が終わった方もまだ迷っていて続ける方も、なんとなく就活に一段落がついたのではないでしょうか?
入社までの期間も大切にして、社会人の準備をしてみてくださいね。
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