内々定は辞退可能!正しい辞退の方法と連絡の際の例文を紹介します

就活では、何社かの企業の選考を受けていると、複数の内定をもらうことがあります。

そのなかには、当然辞退する企業も出てきますよね。

また、自分の方向性が変わり、今まで受けていた企業を辞退する人もいると思います。

そのようなときに、

「どうやって内々定を辞退したらいいの?」
「そもそも内々定って辞退してもいいの?」

と悩む就活生も多いのではないでしょうか。

まず、結論からいうと内々定は辞退できます!

村上絢香
とはいえ、選考を受けた企業の内々定を断るのは少し気が引けますよね。

でも大丈夫です!

この記事を読んで、辞退する際のマナーをしっかり守って連絡すれば、企業側に悪い印象を持たれることはありません。

また、内々定を辞退できることがわかっても、企業の人に対して連絡する際の敬語の使い方や何を伝えたらよいかなど、心配だと思います。

ここでは、企業に連絡する際の例文もご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

内々定の辞退は問題ないですが、これから社会人になるという意識を持ち、この記事を参考に誠意を持って対応しましょう!

内々定は法的拘束力がないので、辞退できる

冒頭でも述べた通り、内々定は辞退が可能です。

就活をしていると、「内々定」「内定」という似た2つの言葉を耳にすると思います。

この2つの違いを説明していきながら、内々定が辞退可能な理由をご説明していきます。

内定と内々定の違い
  • 内々定...企業から就活生に対しての採用予定の通知であり、口約束の状態。
  • 内定...企業と就活生双方の承諾を得て成立し、労働契約が成立した状態。

内々定は労働契約が成立していないので、法的拘束力がなく、学生は自由に取り消しができます。このように、「内々定」と「内定」の大きな違いは、労働契約の有無です。

内定承諾書や入社承諾書などの書面で内定承諾をすると、労働契約が成立し、法的拘束力が生じます。これが「内定」の状態です。

しかし、この法的拘束力は非常に弱く、内定後でもほとんどの場合辞退が可能です。

村上絢香
ちなみに、内定承諾後の辞退も可能です。
こちらの記事で詳しく説明しているので、合わせてチェックしてみてください!

また、企業になかには内々定の段階で「内々定承諾書」などを求めるケースもありますが、これは学生の意思を固めて内定までに辞退を防ぐ目的があり、法的な拘束はありません。

内々定を辞退できるのはいつまで?

内々定が辞退可能な理由がわかったと思いますが、辞退できる期限はいつまでなのでしょうか。

基本的には、内々定を辞退できる期限は大学4年生の10月1日までです。

10月1日から企業側が学生に向けて内定をだすので、それまでが内々定を辞退できる期限となっています。

しかし、辞退の連絡が遅くなれば、法的には問題なくても企業に迷惑がかかる場合があります。そのため、期限に関係なく、決断したらなるべく早く連絡しましょう!

また、10月1日から企業が内定を出せるというのは、経団連が決めた就活ルールであり、就活ルールの廃止に伴いこれから変わる可能性があるので、企業に直接聞いて相談することをおすすめします。

内々定を辞退する際のマナー4つ

内々定の辞退は法的にも問題なく、可能だとお伝えしました。

しかし、企業側は採用に多大な時間とコストをかけています。

時間とコストをかけてあなたと一緒に働きたいと決断をした企業には、誠意を持って対応することが大切です。

ここからは、辞退する際のマナーについてご説明していきます!

辞退を決めたら早めに連絡する

辞退を決めても、他の企業の選考があったり、辞退の連絡をするのに気後れしたりして、先延ばしにしてしまう人もいると思います。

ですが、連絡が遅れてしまうと企業に迷惑をかける事態になりかねません。

企業は採用人数を決めてることが多く、あとになって辞退されてしまうと、空いた枠を埋められなかったり、追加の採用活動に予算がかかったりしてしまいます。

企業はある程度の辞退数を見越して採用しているので、あまり気にしすぎる必要はありませんが、社会人として選考でお世話になった企業に対しては誠意を持って辞退を伝えることは大切です。

誠意が伝われば企業側も理解してくれるので、早めの連絡を心がけましょう!

メールよりも電話で伝える

いざ辞退の連絡をしようと思っても、どのようにして伝えたらよいか悩みますよね。

一般的に内々定の辞退の連絡は、電話で伝えるのがよいとされています。

実際に、採用担当者の7割が内定辞退の連絡手段として電話が望ましいと回答しているようです!

参考:内定辞退、学生9割「電話で」 本社調査|日本経済新聞

メールよりも電話のほうがよいとされている理由は、3点あります。

  1. メールよりも圧倒的に早い
  2. 直接話せるので、文面よりも誠意が伝わりやすい
  3. メールだと埋もれてしまう可能性があるが、電話であれば確実に伝わる

電話をする際は、早朝や深夜、お昼休憩の時間を避け、平日の営業時間内にかけるようにしましょう。

辞退の連絡はなるべく電話で伝えることをおすすめしますが、メールで連絡する場合についてもあとでお話ししているので、どちらの方法も確認したうえで、自分の状況に合った連絡方法を選んでくださいね!

辞退の理由を話せるようにしておく

辞退を伝えた際に、企業側から辞退の理由を聞かれることが多いです。

そのため、相手に失礼にならないような理由をあらかじめ考えておきましょう。

とはいえ、できる限り正直に話すのがベストです。

学生が辞退理由を正直に話してくれることせば、企業側も今後の採用で生かすことができます。

また、適当にその場しのぎの言い訳や、嘘をついていると思われてしまうと、企業からの印象が悪くなってしまいます。

社会人になってから、取引先などで辞退した企業と関わることがあるかもしれません。

これからの自分のためにも誠意を尽くしましょう。

感謝の気持ちを伝える

辞退の連絡の際には、事実だけでなく、感謝もしっかり伝えましょう!

採用には多大の時間とコストがかかっているとお伝えしましたが、インターンや面接はもちろん、それ以外の場面でお世話になった人も多いと思います。

その感謝を想うだけでなく、言葉でしっかり伝えることが大切です。

メールで辞退を連絡しても良い場合は?

先ほど、辞退の連絡は電話が好ましいとお話ししましたが、メールがタブーなわけではありません。

そう言われても、「じゃあどうやって判断すればいいの?」「どんなときだったらメールでもいいの?」と疑問に感じると思います。

そこで、ここからはメールで連絡をする場合について説明していきます!

何度か電話をかけてもつながらない場合

先ほどもお伝えしたとおり、早めに連絡することが大切です。

採用の時期はさまざまな用件で、企業への電話が多くなります。

そのため、何度か電話をかけてもつながらない場合は、メールを送りましょう。

電話が繋がらなかったことが理由で連絡が遅くなってしまうよりは、メールであっても早めに伝えておいたほうが良いです。

また、メールには

  • 何日頃に電話をかけたが繋がらなかったこと
  • また改めて電話をかけること

を記入しておくとベストです。

他の企業も受けている旨をすでに伝えている場合 

辞退する企業にあらかじめ、他の企業の選考を受けている旨を伝えている場合は、企業側も辞退を視野にいれているのでメールでの連絡でもかまいません。

しかし、理由がないのであれば、電話で直接伝えたほうが親切であることは間違いないでしょう。

何かあった場合はまずメールするように言われている場合

場合によっては、辞退する企業から「連絡の際は用件問わず、まずはメールをするように」と言われている場合があります。

その際に電話をしてしまうと、かえって迷惑になりかねません。

その企業に合わせ、メールで辞退の連絡をしましょう。

内々定の辞退を伝える際の例文

ここまで、辞退の連絡をする際のマナーや連絡手段についてお話してきましたが、いざ企業に連絡するとなると、どのように伝えればよいか悩みますよね。

そこで、辞退を伝える際の例文を、電話とメールの場合に分けてご紹介します。

敬語に不安がある人や他の選考などで忙しい方は、この例文を使って早めに連絡しましょう!

電話で伝える場合

まず電話で辞退を伝える場合の例文をご紹介します。

実際に電話かける際は、棒読みにならないように流れを理解しておきましょう。

友達などに採用担当者側をやってもらい、声に出して練習するのもおすすめです。

辞退理由も参考として載せていますが、辞退理由は自分の言葉で、正直に伝えてくださいね。

電話の例

就活生

お世話になっております、〇〇大学の〇〇と申します。

新卒採用の件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の△△様をお願いできますでしょうか?

採用担当者
はい、採用担当の△△です。

就活生
私、〇〇大学の〇〇と申します。△△様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

採用担当者
はい、大丈夫ですよ。

就活生

このたびは、内定の通知をいただき誠にありがとうございます。

大変身勝手な申し出ですが、御社の内定を辞退したく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、申し訳ございません。

採用担当者
そうですか、それは残念です。差し支えなければ、理由を教えていただいてもよろしいですか?

就活生

御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩んだのですが、自分の適性や今後やりたいことなどを考えた結果、そちらの企業にご縁を感じ、このような決断となりました。

本来であれば、直接お詫びに伺うべきところですが、電話でのご連絡になってしまい申し訳ありません。

採用担当者
分かりました。ご連絡いただきありがとうございました。

就活生
こちらこそ本当にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

メールで伝える場合

続いて、メールで辞退の連絡をする場合の例文をご紹介します。

メールも同様、辞退理由は、自分の言葉で書き換えましょう!

件名:内定辞退のご連絡【〇〇大学 名前】

本文:

株式会社☐☐

人事採用担当 △△様

お世話になっております。

◯◯大学の【名前】と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

貴社に評価していただけたことを大変うれしく思っております。

このような貴重な機会をいただきながら大変恐縮ですが、

自身の就職活動を熟考した結果、他の企業とご縁を感じたため

内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

本来なら直接お詫びをしなければならないところ

メールでのご連絡となってしまいますことを重ねてお詫び申し上げます。

△△様をはじめ今回の選考に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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◯◯大学 名前

電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

メールアドレス:◯◯◯@◯◯

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内々定を辞退したら就活に影響する? 

内々定を辞退しても問題ないことをお伝えしてきましたが、本当に自分の就活に影響がないのか心配な人もいると思います。

ここでは、内々定辞退による就活の影響についてお話していきます。

まず、基本的にしっかりと上記で説明したマナーを守り、誠意を持って対応すれば就活への影響はありません。

ただし、1つ押さえておいてほしい点は、一度辞退した企業に再度内定をもらうのは難しいということです。

あとになって辞退の撤回をお願いしても、受け入れてくれる企業はほぼないでしょう。

後悔しないためにも、辞退の連絡をする前にあらためて自分の意思を確認してください。

自分の人生に関わる大きな選択なので慎重におこなうことをおすすめします。

まとめ:内々定辞退は可能!ただし誠意は忘れずに。

ここまで、

  • 内々定を辞退できる理由
  • 内々定を辞退できる期限
  • 辞退する際のマナー
  • 辞退を伝える際の例文
  • 辞退による就活への影響

をお伝えしてきました。

辞退を決めたら早めに連絡するメールよりも電話で伝える辞退の理由を話せるようにしておく感謝の気持ちを伝えるの4つのマナーを守り、ご紹介した例文をもとに連絡すれば、怖いものはなにもありません。

これから社会人として責任を持つようになる身として、就活生の段階から誠意をもって対応しましょう。

村上絢香
繰り返しになりますが、最後に今一度本当に辞退してよいのか自分に問いかけ、後悔のない就活をおこなってください!