【テンプレ付】エントリーシート(ES)提出メールの注意点を解説!

最近の就職活動でほとんどの企業が使用しているエントリーシートですが、質問内容がさまざまなのはもちろん、提出方法も種類があります。

主なエントリーシートの提出方法は、以下の3つです。

  • 企業の専用サイトで提出する
  • メールで提出する
  • 郵送で提出する

この3つの方法から、今回はメールで提出するときの準備注意点を解説していきます。

「メールで提出するときに、企業に悪い印象を抱かれたくない……」という人は、この記事をもとに、メールの文章を見直してみましょう!

最後に提出メールのテンプレートも紹介するので、そちらもぜひ参考にしてくださいね。

エントリーシートをメールで送る前の準備は?

エントリーシートをメールで提出する前に、メールの設定データの準備をしましょう。
これをすることで、メールが送信できないというミスや、企業の方へのマナー違反などを減らすことができます。

企業の方によい印象を持ってもらえるように、準備もしっかりしましょう!

社名、名前を確認する

当たり前のことですが、エントリーシートを提出する企業名担当の方の名前は、絶対に間違えてはいけません。

メールの本文を作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は最後に入力するのがおすすめです。

また、メールアドレスは企業のホームページに記載されていることが多いので、コピー&ペーストすると、メールアドレスのミスも防ぐことができますよ。

どれだけよいエントリーシートを書いても、企業名や名前を間違えただけで印象が悪くなってしまうので、提出する前に必ずチェックしましょう!

エントリーシートをPDF化する

応募条件のなかに「Wordでの添付」と書いていない限り、データはPDF化して提出しましょう。
PDFで送る理由は、第三者がデータを勝手に変更できないようにするためです。

WordファイルをPDF化する手順は、こちらです。

まずはMacの場合です。

  1. 本文を作成し、「ファイル」の「名前をつけて保存」を選択
  2. ファイル形式を「PDF」と選択
  3. 保存

 

次に、Windowsの場合ですが、方法は2パターンあります。

1つは、Macと同様に「名前をつけて保存」の際にPDFを選択する方法です。

もう1つは、エクスポートでPDF化する方法です。

  1. 「ファイル」を選択し、「エクスポート」を選択
  2. PDF/XPSの作成をクリック
  3. ファイルの種類を「PDF」にして保存

どちらの方法でもよいですが、ファイルを保存する際にPDFを選択するほうが手間は減るので簡単ですよ。

データの容量・名前を確認する

エントリーシートのデータ容量が大きすぎると、メールが送信できないことがあります。
もしデータ容量でトラブルが起きたら、その企業のメールアドレスに問い合わせするか、電話で聞きましょう。

しかし、期限ギリギリで問い合わせると間に合わない可能性もあります。

事前に友達のメールアドレスなどで、送信できるか確認しておくとよいですよ。

また、データの名前も注意しましょう。
企業によってはデータの名前を指定するところもありますが、指定されていなくても、「日付_名前」のようなわかりやすい名前に変更してください。

採用担当の気持ちになって考えると、データの名前がわかりやすいほうが、探すときも整理するときも楽ですよね。
企業側の視点を持った気遣いも意識してみましょう。

署名を作成する

署名を設定すると、メール文の最後にあなたの基本情報を付けることができます。

項目は、主に以下の4つです。

  • 名前
  • 所属
  • 電話番号
  • メールアドレス

署名は1度設定すれば常に反映されるので、基本情報の入力漏れを防いでくれます。ミスを減らすためにも、設定しておきましょう。

メールを送信する前に確認すべき5つのチェックリスト!

エントリーシートを提出する準備ができたら、あとは提出するだけです。
しかしここでチェックを怠ると、提出メール1つで印象を落としかねませんので、気を抜いてはいけません!

以下で紹介する、5つのチェックリストを確認してから提出しましょう!

エントリーシートのデータが添付できているか

エントリーシートの提出メールで多くの就活生がやってしまうのは、データ添付もれです。

本文の敬語やマナーがしっかりできていても、エントリーシートのデータがなければ、意味のないメールになってしまいますよね。

本文を書く前にデータを添付し、本文が書き終わってからもう一度添付できているか確認しましょう。

宛名に間違いはないか

先ほどもお伝えしましたが、企業名担当者の名前を間違えることは、印象を下げる要因になります。

また、多くの企業が同じ時期にエントリーシートの募集を始めるため、名前を間違えていなくてもデータと宛名が間違っている場合もあります。

メールは1度送信したら取り消せないので、宛名があっているかは必ず確認しましょう!

送信する時間は営業時間内か

メールを送信する時間も気をつけましょう。

エントリーシートの提出期限は、その日の23時59分と設定されていることが多いですが、メールで提出する場合は営業時間内に送るようにしてください。

どうしても営業時間に間に合わず、夜遅くに提出メールを送らなければいけない場合は、「夜分遅くに大変失礼いたします。」と一言付け加えましょう。

これはルールではなくマナーなので、社会人としての心遣いを意識して、常識的な時間帯に提出するようにしてください。

正しい敬語を使っているか

メール本文の敬語には気をつけましょう。メールの文章でよく使う、間違いやすい敬語を紹介します。

  • 送付させていただきます→送付いたします
  • お世話様です→お世話になっております
  • 御社→貴社
  • 〜します/致します→いたします
  • 了解です→承知いたしました

特に「御社」と「貴社」のような場面で変わる言葉は気をつけましょう。

敬語が間違っているだけで選考に落ちるわけではありませんが、できているほうが印象はよいので、細かいところですが確認してくださいね。

誤字脱字はないか

誤字脱字がないかは、企業に提出する資料やメール、全てのもので必ずチェックしましょう。

セルフチェックの流れはこの3ステップです。

  1. 本文が作成できたら、漢字の変換ミスがないかチェック
  2. 文章全体を読んで、文章の流れがおかしくないかをチェック
  3. 少し時間をおいて、知らない人が書いた文章だと思ってもう一度チェック

提出期限が迫っていたら、時間をおいてから確認することは難しいかもしれませんが、時間をおくと1回目の確認では見つからない誤字が見つかることもあります。

また、自分が書いた文章ではなく知らない人が書いた文章だと思うと、自然と客観視できるのでおすすめです。

セルフチェックを徹底して、誤字脱字のない読みやすい文章で提出しましょう。

エントリーシートの提出メールのテンプレートを紹介!

エントリーシートの提出メールで気をつけるべきポイントを紹介してきましたが、テンプレートがあったほうが迷いませんよね。

ここでは、エントリーシートの提出メールのテンプレートと、その返信用のテンプレートを紹介します!

エントリーシートを提出するときのメール

宛先:(企業のメールアドレス)
件名:エントリーシートの提出(〇〇大学・氏名)
株式会社△△
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(氏名)と申します。添付ファイルにて、エントリーシートを提出いたします。お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほど宜しくお願いいたします。ーーーーーーーーーー

(氏名)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〜年
電話番号:090-××××-×××××
メールアドレス:〜〜〜〜〜〜

ーーーーーーーーーー

前の章で紹介したチェックリストとこのテンプレートを使って、メールのマナーも完璧にしましょう!

エントリーシートを受理したというメールへの返信

意外と迷ってしまうのは、「提出したエントリーシートを受理しました」というメールへの返信です。

返信不要と書いてある場合はしなくてよいのですが、書いていない場合は返信しましょう。

宛先:(企業のメールアドレス)
件名:Re:(件名は変更しない)
株式会社△△
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(氏名)と申します。お忙しい中エントリーシート受け付けのご連絡をくださり、ありがとうございます。お手数おかけしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。ーーーーーーーーーー

(氏名)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〜年
電話番号:090-××××-×××××
メールアドレス:〜〜〜〜〜〜

ーーーーーーーーーー

このように、返信メールは「受付メールを確認しました」と意思表示ができればよいので、簡単なものでも大丈夫です。

まとめ

今回は、エントリーシートの提出メールを送る前に準備すること、チェックするべき項目を紹介しました。

企業名や相手の名前を間違えないなどは、当たり前のことですが気を抜くと忘れてしまうので、必ず見直しましょう!

エントリーシートの提出メール以外でも、敬語誤字脱字などは、どのような場面でもチェックが必要になります。
企業の方とやり取りをする際は、今回紹介したチェックリストを使ってみてくださいね。

メールのマナーは、就活中だけでなく社会人になってからも役立ちます。
マナーが身についていることをアピールして、就職活動を乗り切りましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。